オンライン面会・オンラインカウンセリングとは、インターネットを活用してリアルタイムで対話を行えるようにするサービスです。これらのサービスは、医療や心理支援の分野で注目されており、場所や時間を超えて、運営側と利用者がつながることを可能にします。特に、感染症の流行や自然災害などで対面での交流が難しい状況下でも、オンラインでの対応は柔軟で効果的な手段となっています。
この記事では、オンライン面会・オンラインカウンセリングの具体的なメリットに焦点を当てて詳しく解説します。また、これらのサービスを導入する際に役立つ、予約システムRESERVAのおすすめ機能や、実際の活用事例についても併せてご紹介します。
オンライン面会・オンラインカウンセリングとは？
オンライン面会の概要
オンライン面会は、離れた場所にいる人同士が、インターネットを介してリアルタイムで顔を合わせて会話できるコミュニケーション方法です。パソコンやスマートフォンを使用し、ビデオ通話機能を備えたアプリやプラットフォームを通じて行われます。近年では医療機関や介護施設での活用が広がり、入院中の患者や施設に入所する高齢者とその家族が、移動や距離に縛られることなくつながる手段として注目されています。
従来の面会方法では、物理的な移動が必要で、交通費や時間といった負担が伴うほか、感染症の流行時には面会自体が制限されるケースもありました。一方、オンライン面会ではインターネット環境が整っていれば、場所や時間を問わずに利用可能です。これにより、移動の手間やコストを削減しつつ、感染症リスクを抑えた面会が可能となります。
さらに、病院や施設にとってもオンライン面会は効率的な選択肢です。面会の管理体制を整えることで、患者や入所者のスケジュールに柔軟に対応できるほか、面会室の混雑を避けることができ、運営全体の負担を軽減します。オンライン面会は、従来の面会方法の課題を解消し、今後も持続的に活用される重要な手段として位置づけられています。
オンラインカウンセリングの概要
オンラインカウンセリングとは、インターネットを通じて心理的支援や相談を行うサービスです。心理カウンセラーや専門家が、ビデオ通話や音声通話、時にはチャットツールを使用して、相談者とリアルタイムまたは非同期でコミュニケーションを図ります。これにより、対面でのカウンセリングが難しい状況でも、必要な支援を受けることが可能となります。
この方法の最大の特長は、相談者が自宅や職場など、リラックスできる環境から気軽に利用できる点です。移動の負担がないため、忙しいスケジュールの中でも利用しやすく、遠隔地や海外在住の相談者にとっても有効です。また、特定の場所に出向くことへの心理的なハードルを下げることで、カウンセリングをより身近なものとしています。
さらに、この方法はカウンセラーにとっても多くのメリットがあります。オンライン形式により、自宅や任意の場所から業務を行えるため、移動にかかる時間やコストが削減され、効率的に多くの相談者に対応することが可能です。また、柔軟なスケジュール管理が可能になるため、カウンセラー自身の働き方の選択肢が広がります。
オンライン面会・オンラインカウンセリングを導入するメリット
利用者の負担軽減
オンライン面会やオンラインカウンセリングは、利用者の移動に関する負担を大幅に軽減します。従来、面会やカウンセリングを受けるには、利用者自身が病院や施設、カウンセリングルームまで足を運ぶ必要がありました。そのため、移動時間や交通費、さらには移動中の体力的・精神的負担が避けられない課題となっていました。
一方、オンライン形式では、自宅やリラックスできる環境から参加できるため、こうした負担が解消されます。特に高齢者や身体に不自由がある方、小さな子どもを抱える家庭では、移動の困難さがオンライン対応によって大幅に緩和されます。また、仕事や学業の合間でも気軽に時間を調整しやすく、特別な準備や移動の手間が不要な点も魅力です。
さらに、感染症の流行や悪天候など、移動そのものがリスクや困難を伴う場合でも、オンライン形式なら安心してサービスを利用できます。これにより、利用者にとって心理的なハードルが下がり、より多くの人が面会やカウンセリングを受ける機会を得られるようになります。
業務効率アップ
オンライン面会やオンラインカウンセリングは、運用者にとって業務効率の向上にも寄与します。従来の対面形式では、面会室やカウンセリングルームの管理、利用者の受付、スケジュール調整などに多くの時間と労力がかかっていました。一方、オンライン形式では、これらの作業がデジタル化されることで業務負担が大幅に軽減されます。
まず、予約システムとの連携により、予約受付やスケジュール管理が自動化されるため、手動での管理作業が不要になります。特に、RESERVAのようなシステムを活用すれば、予約状況の確認やリマインドメールの自動送信など、運営に関わる煩雑な作業が効率化されます。また、Zoomなどのオンライン会議ツールを使用することで、面会やカウンセリングに必要な物理的な設備が不要となり、運用コストの削減にもつながります。
さらに、予約や面会内容の記録をデジタルで一元管理できるため、データの整理や分析が容易になります。これにより、利用者の傾向を把握し、サービスの改善や運営方針の見直しに役立てることが可能です。
遠隔地からのアクセス向上
遠隔地からのアクセスがかんたんになります。物理的な距離に縛られないため、離れて暮らす家族や海外在住の利用者も気軽に参加できます。たとえば、入院中の患者が遠方に住む家族とつながる場合や、留学中の学生が地元のカウンセラーに相談する場合でも、オンライン形式であれば問題なく実現可能です。
これにより、サービスを利用できる層が広がり、より多くの人々に対応できる体制が整います。また、病院やカウンセリングルームまでの移動が難しい地域に住む人々にとっても、オンラインサービスは重要な選択肢となります。特に、公共交通機関が不便な地域や自然災害の影響を受けやすい地域では、オンライン形式が利用者にとって不可欠な手段となります。
さらに、国や地域をまたいだグローバルなサービス提供も可能になります。例えば、多言語対応のカウンセリングサービスを提供することで、多文化の利用者に対応できるようになり、幅広いニーズに応えられます。
予約システムRESERVAで、気軽にオンライン面会・カウンセリング
医療機関がDXを推進するにあたって、おすすめなのが予約システムの導入です。予約システムの機能は、来院や面会の予約管理にとどまらず、決済から顧客管理、さらにスタッフやリソースの調整に至るまで自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、医療機関の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、来院者にとってもわかりやすく使いやすい環境が提供されます。
現在多数の予約システムがありますが、医療機関が効率的にDXを促進するためには、実際に導入事例もあるRESERVAをおすすめします。RESERVAは、30万社が導入、700以上の医療機関も導入したという実績がある国内No.1予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、医療機関の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる病院、クリニックにもおすすめです。
RESERVAおすすめの機能
オンライン面会・オンラインカウンセリングの導入に役立つおすすめのRESERVAの機能を紹介します。
Zoom連携機能
RESERVA予約システムのZoom連携機能は、オンライン面会やオンラインカウンセリングをスムーズに実現するための便利な機能です。予約が完了すると、自動的にオンラインミーティングの情報が作成され、その参加用URLやパスワードが予約者にメールで配信されます。これにより、業務効率が向上し、スムーズにオンライン面会を開始することが可能です。
この機能は、オンラインでの面会やカウンセリングメニューを設置したい医療機関やサービス提供者に最適です。場所や時間を問わず対応可能なオンライン予約メニューを導入することで、直接来院が難しい利用者にも柔軟に対応し、満足度向上につなげられます。
閲覧・予約制限機能
閲覧・予約制限機能は、特定のユーザーだけが予約サイトやメニューにアクセスできるようにするための便利な機能です。予約サイトに合言葉（パスワード）を設定することで、閲覧を制限し、プライベートな用途にも対応します。例えば、病棟ごとにオンライン面会予約メニューを設けるといった限定的なサービス提供に最適です。また、サイト作成中や公開前に非公開状態を保つ場合も、この機能を活用することで安全に運用できます。
さらに、メニュー単位でパスワードを設定することが可能です。これにより、会員限定メニューと一般公開メニューを同時に用意した柔軟なサイト構築ができます。アクセスにはパスワード入力が必要なため、不特定多数の人が閲覧・予約を行うことを防ぎ、管理の負担を軽減します。
承認制予約機能
承認制予約機能は、予約を即時確定せずに仮予約として受け付け、管理者が内容を確認したうえで承認または却下を行える仕組みです。この機能を利用することで、誤った予約や条件に合わない予約が確定されるリスクを未然に防ぐことが可能です。例えば、利用者が間違えて、面識のない入院患者との面会予約を入れた場合にも、事前対応ができます。
予約が仮予約として受け付けられると、予約者には「まだ予約は確定されていません」という内容の仮予約メールが自動送信されます。一方、管理者は管理画面上で仮予約の詳細を確認し、承認または却下を選択します。通知メールは管理者自身にも送信されるため、予約状況の把握がかんたんです。また、申し込みが多い場合でも、一括承認・一括却下が可能なため、効率的な運用をサポートします。
医療機関のRESERVA活用事例
津山中央病院
津山中央病院は、岡山県津山市にある、内科や耳鼻咽喉科、歯科、リハビリテーション科など30科の診療を扱う地域医療支援病院です。本病院は、平成26年に天然温泉のある「フィットネス＆スパ カルヴァータ」、平成28年に中国・四国地方初となる「岡山大学・津山中央病院共同運用 がん陽子線治療センター」、平成31年には、最先端装置導入手術室を新設するなど、医療基盤の強化を続けています。
本病院では、予約システムRESERVAを用いており、同病棟内の階層や施設ごとに、カテゴリを分類してオンライン面会の予約を受け付けています。予約前に注意事項やキャンセルポリシーの詳細を記載できます。そのため、運営側はメールや電話で説明する手間を省けるため、業務効率が向上します。
参考：津山中央病院公式サイト
予約サイト：津山中央病院予約サイト
相和病院
相和病院は、相模原市の北西部にある医療療養病院です。主に在宅医療が困難な方や継続的な医療を必要とする人、人工呼吸器を使用している人、入院透析が必要な人、難病の人など、病院で医療を必要とする患者を多方面の地域から数多く受け入れています。「一日でも長く生きてほしい」と願う家族の願いに寄り添いながら、治療を継続する病院です。
予約サイトでは、患者とのオンライン面会予約を受け付けています。予約フォームには、予約者および面会予定の患者の氏名を入力する欄が設けられています。相和病院では、「キーパーソン本人確認」や「透析患者確認」などの確認事項を導入することで、面会者が適切な人物であることを確認できるほか、透析治療の日程との調整もスムーズに行える仕組みを整えています。
参考：相和病院公式サイト
予約サイト：相和病院面会予約サイト
茨城リハビリテーション病院
茨城リハビリテーション病院は、茨城県守谷市に位置し、リハビリテーション科、内科、整形外科、神経内科、脳神経外科を診療しています。毎日24時間リハビリテーション医療とケアを提供し、地域医療の中核となることを目指しています。
本病院では、予約システムRESERVAを導入しており、患者との面会予約をする際、合言葉の入力が必要です。合言葉による閲覧制限を設けることで、患者の入院場所などの個人情報が不特定多数に見られることを防ぎます。
参考：茨城リハビリテーション病院公式サイト
予約サイト：茨城リハビリテーション病院予約サイト
まとめ
本記事では、オンライン面会・オンラインカウンセリングの概要や導入するメリット、予約システムRESERVAのおすすめ機能について詳しく触れてきました。オンライン面会・カウンセリングの導入を検討している医療機関の関係者は、ぜひ本記事を参考にしてください。
RESERVA mdでは、今後も医療DXに関する知見や事例を取り上げていきます。
