美容皮膚科では、美容医療の多様化にともない、予約の複雑化や無断キャンセル、電話対応の集中といった課題が日常的に発生しています。これらの問題は患者満足度を下げるだけでなく、クリニックの収益にも直結します。本記事では、美容皮膚科でよく寄せられるお悩みをQ&A形式で解説します。
美容皮膚科における予約システム導入の基本
Q1. 美容皮膚科に予約システムを導入するメリットは何ですか？
Answer：美容皮膚科に予約システムを導入する最大のメリットは、業務効率化と患者満足度の両立です。
従来の電話予約では営業時間に問い合わせが集中し、対応漏れやスタッフの負担が増えていました。オンライン予約なら24時間受付可能で、患者が都合のよい時間に予約できるだけでなく、スタッフの予約受付業務の負担を大幅に削減できます。また、予約データは自動で集計されるため、患者数の推移や施術別の利用傾向を分析でき、経営判断にも役立ちます。
美容皮膚科におすすめの予約システムはこちら：美容皮膚科のための予約システム
Q2. 電話予約とオンライン予約を併用すると混乱しませんか？
Answer：電話予約とオンライン予約を一元管理できる予約システムを導入しましょう。
RESERVAでは、電話や直接受けた予約をシステム上に手動登録できる機能が備わっています。オンラインでの予約内容と、スタッフが電話で受けた予約内容を同じ管理画面に入力することで、二重予約や空き枠の把握ミスを防げます。特に美容皮膚科は再診や継続的な施術が多いため、その場で次の予約をしていく患者もいます。そのため、オンライン予約だけ可能な予約システムでなく、電話予約と併用して一元に管理ができる仕組みが必要になります。
予約システムの導入に迷いがある美容皮膚科スタッフのためのQ&A
Q3. 美容皮膚科に適した予約システムはありますか？
Answer：全国700以上の医療機関で導入されているRESERVAをおすすめします！
「予約システムを調べてみたけれど、種類が多すぎてどれを選べばいいかわからない…」と、予約システムの選定に悩んでいる方が多いのではないでしょうか。そのような方には、RESERVAをおすすめします！RESERVAは累計導入数35万社以上を誇り、全国の医療機関で多数導入されています。
リマインドメール機能や団体予約機能、キャンセル待ち対応など100種類以上のさまざまな機能により運営をサポートし、業務効率向上を実現します。患者は24時間オンラインで予約でき、クリニック側は予約データを自動で一元管理できるため、窓口混雑の解消と業務効率化を同時に実現できます。
Q4. 予約システムの導入や利用にかかる費用はどのくらいですか？
Answer：RESERVAは初期費用無料で導入でき、フリープランから有料プランまで段階的に選択できます。
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
まずは無料プランで機能を試すことができるため、コストをかけずに導入効果を確認できます。より高度な機能を利用したい場合は有料プランに切り替えることが可能であり、例えば、無断キャンセルを防止するリマインドメール機能や、診療の繁忙時間帯を把握する予約データ分析機能など、美容皮膚科運営に役立つ機能が追加されます。有料プランは月額数千円から利用でき、予算に合わせて段階的に導入できるのも安心です。
料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q5. パソコン操作が苦手なスタッフでも、使いこなせるでしょうか？
Answer：ご安心ください。RESERVAはスタッフや患者が直感的に使えるように設計されており、管理画面もシンプルでわかりやすいデザインになっています。
予約の確認・変更・キャンセル処理なども数クリックで行えます。また、スマートフォンやタブレットからも操作できるため、PC操作に慣れていないスタッフでもかんたんに使いこなせます。さらにRESERVAの公式YouTubeやマニュアル、相談会も完備しており、導入後の不安を解消できる環境が整っています。
・RESERVA公式YouTubeはこちら：【公式】RESERVA予約システム
・RESERVA操作マニュアルはこちら：RESERVA予約 操作マニュアル
・RESERVA相談会はこちら：RESERVA相談会
美容皮膚科によくあるお悩みQ&A
Q6. 無断キャンセルや直前キャンセルが多く、予約枠が無駄になります。どうすればいいですか？
Answer：リマインドメール機能や事前カード決済機能を活用しましょう！
リマインドメールを設定し、予約日前日に自動通知を送ることで来院忘れを防止できます。また、リマインドメールには診療日時だけでなく、保険証などの必要な持ち物や、メイクはしないで来てください、というような注意事項を記載して送信することも可能です。さらに、事前カード決済機能を利用することにより、事前に代金を徴収できるため、無断キャンセルの抑止につながります。キャンセル料の設定を行うことで、当日キャンセルも防げます。
Q7. 施術メニューが複雑ですが、予約画面にわかりやすく表示できますか？
Answer：カテゴリ設定を活用し、メニューをわかりやすく表示しましょう。
美容皮膚科では、施術メニューが多数存在し、患者にとって選びにくいケースがあります。カテゴリ設定機能を活用すれば、施術のカテゴリごとに階層化してメニューを整理でき、視覚的にわかりやすい予約画面を作成できます。さらに、施術内容が類似しているメニューに対し、写真ギャラリー機能を併用することで、イメージを視覚的に伝えることができ、患者の理解と安心感が高まります。
Q8. 患者の来院履歴や肌状態を管理して、次回施術に活かせますか？
Answer：RESERVAにはカルテ機能があり、患者ごとに診療記録を残すことができます。
カルテ情報は予約データと連動して管理されるため、「この予約は何回目の受診か」「前回どんな症状があったか」といった経過をスタッフ全員で共有可能です。美容皮膚科では「診断内容」「処方薬」「施術のメニュー」「施術後の変化」などを記録しておけば、次回来院時にすぐに確認でき、診療の質を高められます。これにより、担当医師が変わっても一貫性のある対応ができ、患者にも安心感を与えられます。また、カルテには患者からの要望、診療メモなど自由に入力でき、必要に応じて過去データの検索も行えます。紙カルテやExcel管理に比べて効率的で、院内全体の業務改善につながります。
Q9. 予約ごとに間隔をあけることは可能ですか？
Answer：準備時間設定機能を利用しましょう。
準備時間設定機能を利用することにより、施術前後に必要な時間を自動的に確保でき、次の予約との重なりを防止します。例えば「施術30分＋準備10分」と設定すると、システム上では40分枠として管理され、常に準備時間を含めたスケジュールが反映されます。また、予約不可登録機能と併用することで、特定の時間帯をまとめてブロックし、スタッフの休憩や機材のメンテナンス時間を確実に確保できます。美容皮膚科ではレーザー施術やピーリング後にインターバルを必ず設ける運用も可能で、安全性と効率性の両立が実現します。
患者の利便性向上とリピート率改善
Q10. キャンセルが出た場合、キャンセル待ちの方へ自動で通知できますか？
Answer：キャンセル待ち機能を利用しましょう！
キャンセル待ち機能を活用することで、満席の枠でキャンセルが生じた際にキャンセル待ちをしている患者へ通知メールを自動送信することができます。患者は届いたメールからかんたんに再度予約申し込みを行うことが可能です。キャンセル待ちに関する対応の手間が省けるため、予約管理側・予約を希望する患者側、双方にメリットがあります。
Q11. 複数の施術をまとめて予約したい患者にも対応できますか？
Answer：オプションメニュー機能を活用しましょう！
美容皮膚科では「美容注射＋ピーリング」など複数メニューを同日に受けたい患者が多く存在します。オプションメニュー機能を利用することで、基本メニューに加えて追加施術を同時に選択可能です。オプションメニューに、所要時間や金額も設定可能で、予約メニューとの合計としてまとめて表示されます。これにより、来院前の施術計画を一度に確定でき、当日の受付や会計もスムーズになります。患者にとっても利便性が高く、クリニック側は施術単価の向上にもつながります。
Q12. 患者アンケートや事前の肌診断を予約時に収集できますか？
Answer：予約時アンケート機能を活用しましょう。
予約時アンケート機能により、予約と同時に問診票や肌状態に関する情報を収集可能です。アンケートは、ラジオボタン、チェックボックス、自由記述などさまざまな回答方法の中から選択でき、自由にカスタマイズできます。そのため、この事前アンケートを問診票代わりとして活用することが可能です。これにより、来院時の記入作業が不要になり、受付の待ち時間を削減できます。事前情報があることで、医師やスタッフはより精度の高いカウンセリングが行えます。
美容皮膚科の業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった美容皮膚科など医療機関の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、美容皮膚科運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、患者は24時間いつでも申し込みでき、美容皮膚科などの医療機関側は診療時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
美容皮膚科では、予約の煩雑化やキャンセル、費用面の不透明さなど、多くの課題を抱えています。RESERVAを導入すれば、オンラインでの24時間予約受付、リマインド通知による無断キャンセルの抑止、施術メニューのわかりやすい表示、さらに事前決済や顧客データ分析による経営改善が可能です。導入コストも柔軟で、フリープランから始められるため、初めてシステムを導入するクリニックにも適しています。今後の美容医療業界におけるDX推進においても欠かせない存在となるでしょう。
美容皮膚科など医療機関の予約管理方法に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
