脱毛クリニックは、美容医療の中でも需要が高まり続けており、年齢や性別を問わず多くの人が利用しています。その一方で、予約の重複、電話の集中、無断キャンセルへの対応、スタッフのシフト調整など、運営者が抱える課題は少なくありません。こうした課題を解決する手段として注目されているのが、予約システムの導入です。予約システムの導入により、予約受付、顧客管理、決済、リマインド通知までを一元的に管理でき、業務の効率化と顧客満足度の向上を同時に実現できます。そこで本記事では、脱毛クリニック運営者が予約管理について抱きやすい悩みをQ&A形式で解説します。
予約システムの導入に迷いがある脱毛クリニック運営者のためのQ&A
Q1. 脱毛クリニックに予約システムを導入する必要はありますか？
Answer：はい、予約システムの導入は業務効率化と顧客対応力の向上に直結します。
脱毛クリニックでは、電話や紙台帳での予約管理は煩雑になりやすく、人的ミスや予約の重複が発生しがちです。予約システムを導入することで、24時間オンライン受付が可能となり、顧客は自分の都合に合わせて予約できます。運営者はリアルタイムで予約状況を把握できるため、業務負担が軽減されます。
おすすめの予約システムについてはこちら：脱毛クリニックのための予約システム
Q2. 予約システムを導入すると費用はどの程度かかりますか？
Answer：RESERVAは、初期費用がかからず、永久無料で利用できるフリープランを用意しています。
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
まずは無料プランで機能を試すことができるため、コストをかけずに導入効果を確認できます。より高度な機能を利用したい場合は、有料プランに切り替えることが可能です。例えば、無断キャンセルを防止するリマインドメール機能や、診療の繁忙時間帯を把握する予約データ分析機能など、脱毛クリニック運営に役立つ機能が追加されます。有料プランは月額数千円から利用でき、予算に合わせて段階的に導入できるのも安心です。
料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q3. 小規模なクリニックでも予約システムは効果的ですか？
Answer：はい、小規模なクリニックでも高い効果を発揮します。
小規模運営では人手不足になりやすく、電話対応や予約変更処理が負担になります。予約システムを導入することで、スタッフは施術や接客に集中できる環境を整えられます。また、少人数でも効率よく顧客管理やスケジュール調整が可能となり、運営の安定性が向上します。結果として、限られたリソースを最大限活用できるため、小規模クリニックこそシステム導入のメリットを実感しやすいと言えます。
脱毛クリニックのサンプルサイトはこちら：レゼルバ脱毛クリニックサンプルサイト
Q4. スタッフがITに詳しくなくても運用できますか？
Answer：RESERVAは専門知識がなくても直感的に操作できるよう設計されています。
RESERVAは、管理画面の構造がわかりやすく設計されており、スタッフはかんたんな研修で使いこなせます。予約の登録や変更も少ないクリック操作で完結するため、紙やExcelでの管理よりも負担が軽減されます。さらに、マニュアルやサポート窓口も整備されているため、ITに不慣れなスタッフでも安心して利用できます。
・RESERVA公式YouTubeはこちら：【公式】RESERVA予約システム
・RESERVA操作マニュアルはこちら：RESERVA予約 操作マニュアル
・RESERVA相談会はこちら：RESERVA相談会
Q5. 既存の電話予約と併用することは可能ですか？
Answer：RESERVAでは、オンライン予約と電話予約を併用できます。
高齢層やITに不慣れな顧客は電話での予約を好む場合もあります。そのため、RESERVAはオンライン予約と電話予約を並行して受け付けられる設計になっています。スタッフは電話予約をシステムに登録するだけで全体の予約状況を一元管理でき、ダブルブッキングを防止できます。幅広い顧客層に対応できることは、顧客満足度を維持しながら業務効率化を進めるために有効です。
予約管理と顧客対応を効率化したい脱毛クリニック運営者のためのQ&A
Q6. 無断キャンセルや直前キャンセルを減らす方法はありますか？
Answer：予約リマインドメール機能やキャンセル料設定を活用することで大幅に抑制できます。
脱毛クリニックでは無断キャンセルが発生すると施術枠が無駄になり、売上損失につながります。RESERVAには予約リマインドメール機能があり、前日に自動通知を送信できます。これにより、患者が予約を忘れることを防ぎます。さらに、事前カード決済を利用している場合、キャンセル料を事前に設定できるため、直前キャンセルの抑止効果も期待できます。業務効率と収益安定化を同時に実現する重要な仕組みです。
Q7. 初回カウンセリング時に事前情報を収集することはできますか？
Answer：予約時アンケート機能を設定することで、予約時に問診票を入力してもらうことが可能です。
施術前の体質や既往歴、希望部位の確認などを事前に収集することで、当日のカウンセリングがスムーズになります。アンケートは、自由記述だけでなく、ラジオボタンやチェックボックス、数値入力など様々な回答方法で作成できるため、運営に応じてカスタマイズが可能です。紙の問診票を省略でき、データも自動で蓄積されるため、スタッフの記録作業が削減されます。
Q8. 初診問診票や同意書、身分証の画像などを事前にオンラインで回収できますか？
Answer：ファイル提出機能により、予約時に身分証などの書類や画像を安全に受け付け、当日の受付時間を短縮できます。
事前提出には、予約フロー内でファイルをアップロードしてもらえる ファイル提出機能 を利用します。これにより、紙の問診や当日コピーの手配が不要となり、受付滞留を抑制しつつ記入漏れ・転記ミスも防げます。個人情報は管理画面で一元管理されるため、照合作業や監査対応もスムーズになります。
Q9. スタッフごとの施術スケジュールを効率的に管理できますか？
Answer：脱毛クリニックにおすすめのサービス提供タイプ（スタッフ指名あり）をご利用の場合、担当者ごとの予定を一元管理できる機能があります。
担当者スケジュール表機能 を利用すると、各スタッフの空き時間をカレンダー形式で管理できます。これにより、施術の割り当てやシフト調整が容易になり、ダブルブッキングの防止につながります。特に複数の施術者を抱えるクリニックでは、効率的なスケジュール管理によって業務全体の最適化が図れます。
脱毛クリニックの予約サイト作成方法はこちら：サービス提供タイプ（スタッフ指名あり）の予約サイトを作成！【RESERVA機能紹介】
売上向上とリピーター獲得に悩む脱毛クリニック運営者のためのQ&A
Q10. 継続来院を促す仕組みを作ることは可能ですか？
Answer：はい、月額プランや回数券を導入することで継続利用を促進できます。
毎月の自動課金と利用上限の設計に対応する月額プラン機能により、「通い放題・月○回まで」の枠組みを運営側の負担なく運用できます。また、月額プランに抵抗があるお客様に対しては、デジタル回数券を発行・管理できる 回数券機能が有効的です。月額プランよりも期間が長く、自動引き落としもないため、比較的購入しやすいのが特徴です。月額プランと回数券の利用により、来院動機の維持に働きかけられます。
Q11. 季節のキャンペーンやクーポン割引をシステムで管理できますか？
Answer：クーポン機能を活用することで、キャンペーンを柔軟に展開できます。
クーポン機能を活用すると、新規集客や既存顧客の再来院を狙ったキャンペーンが可能です。利用期限や回数制限を設けることで、短期的な集客強化施策として有効です。また、配布媒体をSNSやメールに連携できるため、費用を抑えつつ広範囲に告知できます。これにより、閑散期の集客にも効果を発揮します。
Q12. 会員管理はできますか？
Answer：独自会員機能で、脱毛クリニックの顧客情報をオンラインで一元管理できます。
会員機能を利用することで、次回以降の個人情報登録を省くことができるため、顧客の予約の利便性が向上します。また、会員専用の予約メニューを作成することができ、「会員限定の特別料金」や「繁忙期に一般より先行予約できるメニュー」を用意することが可能です。これにより、会員制度の魅力を高め、継続率やロイヤルティを向上させられます。
また、複数の会員種別を作成できるため、会員ランクに応じて月会費を設定したり、予約可能なメニューを変えたりすることもできます。結果として、安定した運営と顧客満足度の向上につながります。
Q13. 公式サイトやSNSからの予約導線を増やし、申し込み率を高める方法はありますか？
Answer：はい、WebページやSNSに直結する予約導線を複数配置することで、離脱を最小化できます。
自社ホームページやブログにRESERVA予約ページを表示できる 予約サイト埋め込み機能 や、任意ページに予約カレンダーを掲載できる 予約カレンダー外部埋め込み機能 を備え、閲覧から予約までのクリック数を短縮します。さらに、LPやブログに即時導線を追加できる 予約ボタン機能 により、キャンペーンや症例記事からの申込率を高められます。日常接点を活かす導線としては、通知とログインをLINE上で完結できる LINE連携機能 が有効的です。
医療DXの一歩に、予約システムRESERVA
医療現場におけるさまざまな業務を効率化するにあたり、誰でも手軽に始められるのが予約システムの導入です。予約システムの機能は予約管理にとどまらず、予約者情報の管理と蓄積、スタッフやリソースの調整に至るまで自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、クリニックや医療機関の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、利用者にとってもわかりやすく使いやすい環境が提供されます。
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった脱毛クリニックなど医療機関の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、脱毛クリニックの運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、保護者は24時間いつでも申し込みでき、脱毛クリニックなどの医療機関側は診療時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
本記事では、脱毛クリニックで働く方々が抱えがちな課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。飛び込み顧客の対応に負担を感じている場合は、予約システムの導入が効果的です。
そのなかでもRESERVAなら、診療メニューごとの時間設定、キャンセル待ちの自動通知、事前問診票のオンライン化など、脱毛クリニックの予約管理をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、はじめて予約システムを導入する脱毛クリニックなど医療機関の方にもおすすめです。
脱毛クリニックなど医療機関の予約管理方法に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
