病院やクリニックなどの医療機関は、採用活動の一環として病院見学やインターンシップを実施しています。病院見学には、予約の受付からスケジュール調整、当日配布する資料の作成など、多くの作業が必要になります。普段の診療や入院患者の対応と並行して病院見学を実施するには、スタッフの負担が非常に大きく、対策を講じる必要があります。
このような課題を解決するためには、予約システムの導入が効果的です。RESERVA予約システムは、自動で予約を受け付けられるだけでなく、リマインドメールやキャンセル待ち機能など、病院見学の運営に必要な機能が多数搭載されています。
本記事では、病院見学の運営にRESERVAを導入した際、どのようなメリットがもたらされるのか、実際に予約システムを導入した病院の事例とともに詳しく解説します。
病院見学の重要性
病院見学は、人手不足が続く医療業界の採用活動において、非常に重要な役割を果たしています。見学者が実際に病院に訪れることで、職場の環境やスタッフの雰囲気など、求人内容だけではわからない情報を得ることができます。また、看護師が働いている様子を直接目にすることで、自分が働く姿をイメージしやすくなり、ミスマッチを防ぐことにつながります。病院にとっても、院内の実情をオープンにできる病院見学は、自院の魅力や特徴を見学者に感じてもらう貴重な機会です。
運営上の課題
病院見学の開催には、参加者の予約管理や会場の調整、参加者へのリマインダー送信、資料準備など、細かなタスクが複数発生します。電話やメールで予約を受け付けていると、見学の空き状況を確認しながら対応する必要があり、記入漏れやダブルブッキングが起こる可能性もあります。日頃の業務に追われる中で、参加者とのやり取りにミスや遅延が発生すると、病院の信用を失うことにもつながります。病院見学の自動化は急務であり、課題解決には予約システムの導入が最適です。
予約システムが病院見学に与える影響
予約管理の効率化
予約システムを導入することで、営業時間内はもちろん、夜間や休業日でも見学者からの予約を自動で受け付けることが可能です。病院は、予約受付のためにスタッフを常駐させる必要がなくなり、リソースをより重要な業務に充てられます。また、見学者は自分の生活リズムやスケジュールに合わせて好きな時間に予約できるため、見学を計画しやすくなります。
見学者のデータ管理の蓄積が可能
予約システムは、予約受付やスケジュール調整だけでなく、予約者の属性やデータもシステム上で安全に管理・蓄積できます。見学会で特に見ておきたい部分や質問事項などを、予約ごとにアンケート方式で設定できるため、病院見学におけるニーズの把握も可能です。また、見学会実施後にもアンケートを実施することで、今後の見学会やインターンシップなどを含む採用活動全体の改善につながります。
リマインドメールの自動化
医学部生や看護学生、転職活動中の看護師など、病院見学の参加者は忙しい日々を過ごしています。そのような状況で、見学の日時や病院見学を予約したこと自体を忘れてしまう忘れてしまう可能性があります。予約システムを導入すると、予約日の前日にリマインドメールを自動送信できるため、無断欠席を防ぐことができます。
病院見学における予約システム活用事例
総合川崎臨港病院
画像引用元：総合川崎臨港病院 看護師採用エントリーサイト
総合川崎臨港病院では、看護師採用のための予約サイトを運営しています。採用面接や試験、インターンシップの予約に加え、施設内を見学しながら各部署を紹介する、病院見学の予約も受け付けています。見学当日の3日前を予約受付の締め切りにしておくことで、急なスケジュール変更が発生しづらくなり、余裕を持って病院見学のプログラムを準備できます。
金沢医療センター
画像引用元：金沢医療センター 研修医見学予約サイト
金沢医療センターでは、研修医向けの病院見学予約サイトを活用しています。午前と午後、診療科ごとに分けた予約メニューを用意しており、予約者は希望に沿った見学コースを選べます。また、通信欄に救急外来の見学や研修医との座談会を希望するかの選択肢を設けることで、見学者の希望を前もって把握でき、当日のスケジュール調整や人員配置をスムーズに進められます。
東京都立大塚病院
画像引用元：大塚病院 看護部
東京都立大塚病院では、就職を希望する看護学生向けの病院見学を毎週土曜に実施しています。病院見学の予約サイトには、見学当日の流れや持ち物、注意事項などを記載しており、見学者が事前に必要な情報を得ることができます。また、見学・インターンシップ開催に変更がある場合は、予約サイトのトップページに表示することで周知できるため、見学者へ個別に連絡する手間を削減できます。
病院見学には予約システムRESERVA
画像引用元：RESERVA.md公式サイト
病院見学の運営を効率化するにあたって、誰でも手軽に始められるのが予約システムの導入です。予約システムの機能は、見学日の周知や予約管理にとどまらず、予約者情報の管理と蓄積、スタッフやリソースの調整に至るまで自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、医療機関の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、来院者にとってもわかりやすく使いやすい環境が提供されます。
現在は多数の予約システムが存在しますが、医療機関が効率的に病院見学を実施するためには、実際に導入事例もあるRESERVAがおすすめです。RESERVAは、30万社が利用、700以上の医療機関が導入したという実績がある国内トップシェアクラスの予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、医療機関の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる病院、クリニックにもおすすめです。
RESERVAが提供する機能とその利点
予約受付とキャンセル対応の自動化
予約システムを導入することで、24時間365日いつでも予約受付が可能になります。参加者はウェブ上で必要な情報を入力するだけで予約が完了し、確認メールが自動で送信されます。また、予約のキャンセルやキャンセル待ちの対応もシステム上で自動化できるため、運営側が手作業で管理する必要がなくなります。予約受付からメールでの連絡、キャンセル対応までが自動化されることで、スタッフの負担を大幅に軽減できます。
多種類の通知メール配信機能
RESERVAには、予約日に合わせてさまざまなタイミングで通知メールを自動配信する機能があります。見学の前日にリマインドメールを送り、見学の日時や持ち物、注意事項を再度共有することで、参加者が忘れることなく出席できるように促せます。また、見学終了後には、アンケートや資料のリンク等を含むフォローアップメールを自動で送信できます。参加者とのコミュニケーションを継続することで、インターンシップや本採用への意欲向上が期待できます。
まとめ
本記事では、医療機関の採用活動における病院見学に予約システムを導入するメリットや、実際に予約システムを活用している事例を紹介しました。予約システムの導入によって、予約受付の自動化やスケジュール調整の効率化を図り、運営側の負担軽減と参加者の満足度向上を実現できます。病院見学の予約受付に悩んでいる医療機関の関係者は、ぜひ本記事を参考にしてください。
RESERVA.mdでは、今後も医療DXに関する知見や事例を取り上げていきます。
