運営体制の構築や集患が想定通りにならず困っていませんか？
美容クリニックの運営では、患者情報の管理や集患、リピーターの確保など、経営者が抱える課題は多く存在します。そのような悩みは、当社が開発・運営する予約管理システム「RESERVA（レゼルバ）」の導入によって多くが解決可能です。本記事では、現場スタッフへのヒアリングで明らかになった運営上の課題と、それを解決するRESERVAの活用法をQ＆A形式で紹介します。
RESERVAなら、クリニックの運営問題を一気に解決！
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。
アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった美容クリニック経営者の方にもおすすめです。RESERVAの導入で、受付の混雑緩和や、リピーターの確保など様々な問題の解消が期待できます。
受付・問診に関する問題
Q1.問診に時間がかかっており、患者の皆さまの待ち時間が長くなってしまいます。
Answer：「予約時アンケート」機能で、事前に問診に必要な情報を提出してもらうのがおすすめです。
患者の皆さんは、来院して最初に問診票を記入する際、書き方がわからなかったり、記入すべき内容がまとまらなかったりと、スムーズに書けないことが多いでしょう。書き終わったとしてもスタッフが忙しく動き回っているとすぐに渡すことができず、結局、医師の下へと渡るまでにも時間がかかってしまいます。
RESERVAには、「予約時アンケート」機能が搭載されています。予約の際、患者さんに事前情報を入力してもらうことで、当日の問診にかかる時間を一気に短縮でき、待ち時間発生の解消につながります。
Q2.診察券の受け渡しが煩雑です。何か代わりとなるものはありますか？
Answer：「QRコード発行」機能を利用すると、受付時の診察券の確認が不要になります。
受付で患者さんから診察券を預った際、スタッフは名前や時間、予約内容などの確認を丁寧に行うため、意外にも労力が必要です。中には診察券を忘れる患者さんもいるため、予想外の待ち時間が発生する場合があります。
そこで「予約受付用QRコード」機能を活用すると、患者さんの予約完了画面にQRコードが発行されます。受付スタッフは患者さんが提示したQRコードを読み取るだけで、本人確認と予約内容の詳細をかんたんに確認できます。これで診察券不要の体制を整えられます。
Q3.患者さまの無断キャンセルを防ぎたいです。
Answer：「リマインドメール」機能を活用して、患者さんに予約の再確認通知を行うのが効果的です。
当日の無断キャンセルを極力無くすには、患者さんに予約状況を再周知することが最適です。しかし、スタッフが電話やメールで患者一人ひとりに連絡するのは大きな負担となります。
「リマインドメール」機能を活用すると、予約日の前日に再確認通知を自動で配信することができます。また、上位プランでは配信時間をカスタマイズすることができ、例えば1週間前にリマインド通知を行うことで、直前キャンセルを防ぐことも可能です。
患者情報・会員に関する問題
Q4.患者さまに関する書類が多く管理するのが大変です。
Answer：顧客に関するあらゆるデータは、「CSV一括登録」機能で一括取り込みできます。
患者さんの氏名や連絡先、施術履歴やアレルギー情報など、クリニックが保管する情報は膨大です。RESERVAの「顧客管理」なら、患者さまに関するあらゆる情報がかんたんにまとめられます。
既に紙の台帳で患者さんの資料がある場合は、「顧客データCSV一括登録」機能を活用すると、膨大なリストを一度の操作で取り込むことができます。これにより、クリニックにおける紙の情報管理からデジタル管理へのペーパーレス化が手軽に実現可能です。
また、管理画面にログインするために、ID・パスワード認証に加えてワンタイムパスコードの入力を求める「二要素認証」を設定できます。関係者以外のアクセスを防ぐとともに、重要な患者さんの情報を
安全に保管できます。
Q5.クリニックの会員を増やす良い方法はありますか？
Answer：特定の会員だけが予約できるメニューを公開し、会員になるメリットを周知できます。
患者さんの会員登録は、継続的なクリニックの利用につながります。しかし、入会のメリットが伝わらないと、会員登録まで進んでもらうことは難しいです。
「独自会員」機能では、会員になった患者さんのみが予約できる限定メニューが作成可能です。また、非会員に対する表示方法や、予約の可否を自由に設定できます。例えば、作成した限定メニューを非会員の予約サイトにも表示させて、予約は会員のみができるように設定します。これにより、非会員がお得な会員限定メニューを見た際に会員になるメリットがわかり、入会のきっかけにも繋がります。
Q6.患者さまの情報を一つずつ患者台帳に登録するのが面倒です。
Answer：「予約者情報カスタマイズ」機能で、予約時に患者さん情報の入力を必須にできます。
初来院の患者さんは、氏名や生年月日、電話番号などの基本情報を問診票に記入します。その内容を基にスタッフが患者台帳に転記することは少なくないでしょう。
「予約者情報カスタマイズ」機能では、予約の時点で患者さんの個人情報や診察券番号などを、質問項目として追加することができます。入力された内容は、「顧客リスト」にデータとして自動で登録されるため、スタッフが行う煩雑な転記の手間を省けます。
リピーター・集患に関する問題
Q7.リピーターを増やすためにはどうすればいいですか？
Answer：「回数券」機能を活用して、患者さんに繰り返しの利用を促しましょう。
回数券は、患者さんのリピート率を向上させるには効果的な施策です。美容脱毛や顔のシミ取りなどのメニューで回数券を購入した患者さんは、回数券を使い切らないと損をすると考えるため、何度も来院する可能性が高いです。何度か通ううちに、患者さまは施術の効果を実感するため、回数券を使い切った後でも、継続的な来院が期待できます。
また、「回数券」機能を使うと、クラウド上でかんたんに発行・管理できるため印刷コストも削減できます。なお、患者さんが回数券を購入すると、予約時に残り回数が自動で反映されるため非常に便利です。
Q8.院のLINE公式アカウントを作成しました。LINEからの予約を受け付けることはできますか？
Answer：「LINE連携」機能で、LINEからの来院予約を受け付けられます。
「LINE連携」機能では、美容クリニックのLINE公式アカウントに、予約サイトへリンクするボタンを設置できるため、患者さんはLINE画面からかんたんに遷移することができます。
さらに、患者さんは自身のLINEアカウント情報を使って予約や回数券の購入、独自会員登録などができます。一度予約すると、2回目以降は予約時の連絡先入力が省略できるため、繰り返しの予約が取りやすくなります。
LINEに予約サイトボタンを表示するには？
LINE公式アカウントの管理画面から「リッチメニュー」を設定する必要があります。詳しくは以下の記事をご覧ください。
➡リッチメニューを作成する
Q9.効果的に集患する方法を教えてください。
Answer：「メルマガ配信」機能で、特定の患者さんに向けた情報配信が可能です。
「メルマガ配信」は、美容クリニックで集患を成功させるための代表的な施策です。お得な情報や最新情報を発信することで、患者さんの来院意欲が駆り立てられるため、再来院が期待できます。
しかし、すべての患者さんにメールを配信するのは莫大な時間と手間がかかります。RESERVAの「メルマガ配信」機能の特徴は、システム上に登録されている患者さんの中から任意で配信先を選べます。例えば、配信先を「来院1年後」などに設定をすることで、最近来院がなかった患者さんにも久々に来院したいと思ってもらえるきっかけ作りができます。
予約サイトの構築に関する問題
Q10.患者さまが担当医の指名をできるようにしたいです。
Answer：「サービス提供タイプ（スタッフ指名あり）」で予約サイトを作成しましょう。
「サービス提供タイプ（スタッフ指名あり）」では、予約時に患者さんに担当医を選んでもらうことができます。クリニックとしては、医師の経歴やスキルに応じて、「指名料」を設定することもできるため、収益の増加が見込めます。
患者さんは少なからず施術への不安があるため、自分に合った医師を指名できると安心して施術を受けられます。さらに、「前回担当してくれた先生が良かった」という理由で再来院を決める患者さんも多いことから、クリニックのリピート利用も期待できます。
・美容クリニック向けの予約システムはこちら：RESERVA md
・予約タイプの比較はこちら：【予約タイプ比較】自社にあった予約タイプを使おう！
Q11.メニューが多くても見やすい予約サイトを作れますか？
Answer：「カテゴリ設定」機能で、すぐに希望のメニューに辿り着ける予約サイトを実現できます。
予約サイト上に様々な種類のメニューが並んでいると、患者さんは希望するメニューが見つからず、予約をあきらめてしまう可能性があります。そこで「カテゴリ設定」機能を活用すると、メニューが分類されて見やすくなります。
例えば、初診や再診でカテゴリを分けて、患者さんの来院状況に合わせた分類が可能です。「カテゴリ」の下階層「サブカテゴリ」と「セグメント」を追加することも可能なため、最大3段階まで分類できます。メニューをより細かく分類することで、患者さんは受けたい施術メニューを直感的に探しやすくなります。
Q12.予約サイト上で臨時の休診日を周知したいです。
Answer：「特定日設定」機能で、臨時休診日をかんたんに周知できます。
RESERVAには「特定日設定」機能が搭載されており、通常とは異なる臨時の休診日を、あらかじめ予約サイト上に掲載できます。患者さんは予約サイト上で開院時間を確認できるため、それに関するお問い合わせが減り、スタッフの業務負担を軽減できます。また、休診日を登録すると、周知だけでなく予約ができないように自動で変更されるため、設定した休診日に予約が入ることも防ぎます。
まとめ
本記事では美容クリニックの運営や患者情報の管理、さらにリピーター確保の不安など、経営者が抱えがちな様々な悩みや疑問に対し、Q&A形式でわかりやすく回答しました。
今回ご紹介したRESERVAには、基本的な予約機能や患者情報の一元管理など、無料で使える機能が多く搭載されています。用途に合わせてアップグレードを行うことで、「予約時アンケート」機能や「独自会員」機能など、美容クリニックの運営をサポートする便利な機能が使えます。また、予約サイト管理者のためのサポート体制も万全なため、システムに精通したスタッフが少ないというクリニックにもおすすめです。
美容クリニックの運営に悩んでいる経営者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
