待ち時間や業務負担の悩みが尽きず、日々のクリニック運営に頭を抱えていませんか？
本記事では、クリニックの運営方法に関するよくある疑問をQ＆A形式で解説します。待ち時間が発生する問題や、予約システムの導入に不安を感じているケース、オンライン診療に悩みを抱えている問題など、現場でよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
長い待ち時間に悩みを抱えるクリニック経営者のためのQ&A
Q1．待ち時間が長く、クレームをもらうことがあります。どうにかできませんか？
Answer：予約システムを導入してみましょう！
クリニックにおける課題のひとつとして、長い待ち時間が挙げられます。丁寧な診察であるほど待ち時間がどんどん長くなるため、職員にとってももどかしいですよね。
予約システムがあれば、そんなお悩みを解決できます！予約制にすることで患者の待ち時間が発生しにくくなるため、患者にとってストレスのない受診が実現します。ほかにも、予約システムでは問診に役立つ事前アンケートを設置したり、患者情報を一元管理したりできるため、スムーズかつ丁寧な診察がしやすくなります。
・便利な予約システムについてはこちら：病院・クリニックの予約システム
Q2．予約システムを使うメリットを教えてください。
Answer：待ち時間の短縮による患者満足度の向上、情報管理や支払い業務の簡便化などが挙げられます。
予約システムは、単に予約受付を自動化するだけではありません。まず、予約制にすることで待ち時間が短縮され、患者はスムーズに診察を受けることができるため、患者満足度が向上します。
さらに、クリニック側はシステムで情報を一元管理できるため、情報が散乱するリスクを減らせるとともに、必要な情報をすぐに見つけられます。また、予約システムはキャンセルにも自動対応できるため、職員は予約管理業務にかける時間を大幅に削減可能です。
Q3．予約システムをはじめて使います。ちゃんと使えるか心配です。
Answer：予約システムは難しい操作が不要なことが多く、サポートもしてもらえるため、安心して利用可能です！
はじめて予約システムを導入する場合、「ちゃんと設定や運用ができるのか」、「トラブルが起きて患者さんに迷惑をかけないか」といった心配が大きいでしょう。
しかし、予約システムRESERVAは3分ほどでかんたんに開設可能で、すぐに予約を受け付けることができます。また、運用直後は悩むことが多いかもしれませんが、オンラインでサポートしてくれるサービスもあるため、大きなトラブルの心配は不要です。
・クリニックにお勧めの予約システムについてはこちら
予約システムの導入に不安を抱えるクリニック経営者のためのQ＆A
Q4．予約システムって結構お金がかかるんですか？
Answer：RESERVAなら、0円で予約システムを使えます！
クリニックでは、人件費や診療設備費など、多額の運営費がかかりますよね。そのようななか、初期費用やランニングコストがかかるイメージが大きい予約システムの導入には前向きになれないでしょう。
しかし、RESERVAには永年無料で利用可能なフリープランがあります。有料プランもありますが、すべて初期費用は無料です。「もっと機能を使いたい」、「予約可能件数を増やしたい」という場合は有料プランに変更し、クリニックの運営をよりスムーズにしましょう！
・RESERVAの料金プランはこちらからご覧ください。
Q5．どの予約システムを選べばいいかわかりません。
Answer：複数の予約システムを比較し、クリニックに最も適したものを導入しましょう！
似たような予約システムが多く、はじめは違いを理解するのに時間がかかるかもしれません。しかし、複数の予約システムを比較し、クリニックにとって妥当なシステムを導入することで、期待以上の効果が得られます。
そこで、各予約システムの①操作性、②コスト、③機能の充実度、④サポート体制の4点を比較しましょう。また、実際に現場で働く医師や職員へのヒアリングを重ねることで、最適な予約システムを選ぶことができます。
・予約システムの選び方についてはこちら：予約システムのメリット・デメリットについて解説｜選び方や必須機能も紹介
Q6．病院やクリニックでも使いやすい予約システムってどんなものがありますか？
Answer：RESERVAは多様な業種に導入されている予約システムであり、クリニックでも使いやすい予約システムです！
はじめて予約システムを導入する場合、どの予約システムを選べばよいかわからない方が多いでしょう。システムの選定を間違えると、反対にクリニックの負担が大きくなる可能性があります。そのため、導入前にシステムのコストや使いやすさを比較しておくことが重要です。
現在は多数の予約システムがありますが、RESERVAは30万社以上、350業種以上と国内最大級の導入実績を誇っています。RESERVAは業種や業態を問わずに使用できるため、汎用性が高い予約システムとして高い評価を得ています。
クリニックの場合は、RESERVAの「サービス提供タイプ」が最も適した予約タイプです。利用できる便利な機能の例として予約アンケートのカスタマイズや会員機能が挙げられます。
・医療機関向けの予約システムはこちら：RESERVA md
・予約タイプの比較はこちら：【予約タイプ比較】自社にあった予約タイプを使おう！
運営方法に悩みを抱えるクリニック経営者のためのQ&A
Q7．受付で診察券の確認をするのが面倒です。どうにかできませんか？
Answer：RESERVAのQRコード発行機能を使い、受付業務を楽にしましょう！
休日や夕方は受付の混雑が特に激しくなるため、職員は診察券の確認や問診表の受け取りで大変ですよね。そのような状況だと、診察券の渡し間違いなどのミスが発生しやすくなるとともに、待ち時間が発生しやすくなるため、クリニックの運営が滞ってしまいます。
そのような問題を解決するのが、RESERVAのQRコード発行機能です！この機能を使うと、予約時に各患者のQRコードを発行することが可能になります。また、職員は予約当日に患者のQRコードを読み込むだけで、患者情報や予約情報をいち早く確認することができます。これにより、職員は診察券の受け渡しをする必要がなくなるため、受付にかかる時間を大幅に削減可能です。
Q8．問診に時間がかかって、待ち時間が発生しています。
Answer：RESERVAの予約時アンケートやファイル提出の機能を使って、問診表を記入する時間を短縮しましょう！
患者は初めて受診する病院で問診表を記入しますが、職員は問診表を用意するほか、問診票を医師に渡すという煩雑な作業の負担が大きく、大変ですよね。
そのような悩みを解決するのが、RESERVAの予約時アンケート機能です！診察前に問診に回答してもらうことで、職員は事前に送られてきたデータを医師に共有するだけでよいため、業務の負担が格段に低くなります。また、患者は予約当日に問診票を記入する必要がないため、スムーズな受診が可能になります。
また、クリニックでは紹介状や保険証の提出を求めることがありますが、そのような場合はファイル提出機能を使うことをおすすめします。ファイル提出機能を使って事前に必要書類をアップロードしてもらうことで、診察がスムーズに行えるとともに、書類の記入不備にも気づきやすくなります。
Q9．患者さんにクリニックの情報がちゃんと届いているのか心配です。
Answer：RESERVAのLINE連携機能を使い、クリニックの情報を目につきやすくしましょう！
一方通行の情報発信だと、患者にしっかりと届いているのか不安ですよね。また、最近だと若い世代はメールを見ないことが多く、SNSで情報収集をすることが多いため、メール発信した情報を見てくれる可能性が低くなっています。
そこで、メール以外の情報発信手段を探している方に向けて、RESERVAのLINE連携機能をおすすめします。いまやLINEを利用していない人はごく少数であることから、LINEで情報を発信すれば、メール以上に多くの人に情報を届けることが可能になります。また、患者はLINEからかんたんに予約できるようになるため、利便性の向上が期待できます。
・LINEを使用した予約や情報発信についてはこちら：無料で始めるLINE予約システム｜相性抜群のRESERVA機能も解説
クリニック経営者のよくあるお悩みQ&A
Q10．ホームページからかんたんに予約してもらう方法ってありませんか？
Answer：RESERVAのHPへの埋め込み機能を使って、クリニックのホームページに予約サイトを埋め込み、患者が予約しやすくなるようにしましょう！
体調が悪い患者にとって、ホームページから予約サイトに遷移し、そこから情報を入力する、というのは非常に不便です。そこで、RESERVAのHPへの埋め込み機能を使ってホームページに予約サイトを埋め込み、患者が予約しやすいサイトを作りましょう。
たとえば、レゼルバクリニックサンプルサイトをこの記事に埋め込むと、このような形になります。
このように予約サイトをホームページに埋め込むことで、同じドメイン内で予約が可能になります。これにより、不調を抱える患者でも予約がしやすくなります。
Q11．情報を安全に管理したいのですが、何か方法はありますか？
Answer：RESERVAの二要素認証や管理者権限設定の機能を使えば、安心して情報管理が可能です。
まず、RESERVAは安全な情報セキュリティ体制があることを示すISMS認証（ISO 27001）、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO 27017）を取得しているため、安心して利用できる予約システムです。
ほかにも、RESERVAには二要素認証や管理者権限設定の機能があるため、特定の職員以外の不正アクセスを防ぎ、信頼性のある予約サイトの構築と運用が可能です。
たとえば、管理者権限設定の機能を使い、医師や特定の職員だけに患者の情報管理を任せ、それ以外の職員は予約受付業務のみ可能にすることで、職員が患者情報を不正に取得するリスクを抑えられ 、安全な情報管理体制が整います。
Q12．オンライン診療をはじめたのですが、ミーティングを作ったり、URLを送るのが面倒です。
Answer：RESERVAのZoom連携機能を使えば、患者の予約完了時に自動でオンラインミーティングのURLが作成されます！
クリニックのなかには、感染症の疑いなど、来院が難しい患者向けにオンライン診療を提供している場合もあるでしょう。しかし、オンライン診療には、URLを作成し、患者にメールで送るという煩雑な作業がともないます。
しかし、RESERVAはZoomとの連携機能があるため、予約完了時にオンライン診療のミーティングURLを自動で作成します。さらに、そのURLを自動で患者に送信するため、医師や職員は患者とメールでやり取りをする必要がありません。
これにより、職員の業務負担が軽減されるだけでなく、オンライン診療に対する心理的ハードルを下げられます。
クリニックの業務効率化には、RESERVAが最適
RESERVAは、累計導入数30万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといったクリニック経営者の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、クリニックの運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、患者は24時間いつでも申し込みでき、職員は営業時間内に予約対応に追われる心配がなくなります。
まとめ
本記事では、「予約システムで待ち時間は解消されるのか？」、「予約システムはどのくらいコストがかかるのか？」など、クリニック経営者が抱えがちな悩みや疑問に対し、Q&A形式でわかりやすく回答しました。
現在は複数の予約システムがありますが、予約時アンケート機能やQRコード発行機能、Zoom連携機能など、RESERVAにはクリニック運営をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、予算に不安がある、システムに精通したスタッフが少ないというクリニックにもおすすめです。
クリニックの運営に悩んでいる経営者の方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
