皮膚科クリニックでは、初診・再診の受付やキャンセル対応、電話予約への対応など、多岐にわたる業務が発生します。特に診療時間中の電話対応や、患者情報の重複管理はスタッフの負担を増やす要因です。こうした課題を解決する手段として、予約システムの導入が注目されています。オンライン上で予約受付・管理・決済を一元化することで、診療業務の効率化と患者満足度の向上を両立できるためです。
予約システムRESERVA（レゼルバ）は、医療機関に特化した機能を多数搭載しており、700以上のクリニックで導入されています。皮膚科の運営者が導入前に知っておくべきポイントや、実際の活用シーンを本記事で詳しく解説します。
第1章：皮膚科クリニックが抱える予約管理の課題と基本理解
皮膚科クリニックの運営者が日々直面する予約管理の課題と、導入前に理解しておくべき基本事項について解説します。
Q1. 皮膚科クリニックで予約管理を効率化する必要性はありますか？
Answer：効率化は、患者満足度の向上とスタッフの負担軽減の両立に直結します。
皮膚科では、診察の回転率と待ち時間の管理が重要です。電話予約のみでは受付が集中し、患者対応が後手に回ることがあります。オンライン予約を導入することで、患者が24時間好きな時間に予約でき、受付の混乱を防ぐことが可能です。また、過去の予約履歴を参照すると再診のスケジュール調整も容易になり、診療の流れをスムーズに保てます。実際に導入した中川ごうクリニックの中川剛様は、「電話予約からネット予約になったことで作業効率が良くなり、楽になりました」と述べています。
Q2. 予約システム導入にかかるコストや料金体系はどのようになっていますか？
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
Answer：RESERVAは無料プランから始められ、必要に応じて上位プランへ拡張できます。
皮膚科クリニックでは、初期コストを抑えつつ運用したいという要望が多くあります。RESERVAはフリープランから利用可能で、月額費用を段階的に設定できるため、小規模から大規模まで柔軟に利用できる点が魅力です。必要な機能だけを選択でき、無駄なコストをかけずに最適な環境を整備できます。
・料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q3. システム導入に特別な知識や準備は必要ですか？
Answer：専門知識がなくても、初期設定ガイドに沿ってかんたんに導入できます。
RESERVAの管理画面は直感的に操作でき、予約メニューや診療時間の設定を数クリックで行えます。スタッフ教育の手間も少なく、医療従事者が短時間で運用に慣れる設計です。また、導入支援サポートも用意されており、電話やメールで不明点を迅速に解決できます。実際に導入した東京イビキクリニックの篠原浩樹様は、「RESERVAの設定画面は「基本設定」と「高度な設定」に分かれているので、どこから設定すればよいのかわかりやすかった」と話しています。
・RESERVA操作マニュアルはこちら：RESERVA 操作マニュアル
・RESERVAの操作に関するお問い合わせはこちら：RESERVA お問い合わせ
Q4. 個人情報を安全に扱うための対策はどのようにされていますか？
Answer：暗号化通信やアクセス制御により、患者情報を厳重に保護しています。
RESERVAは医療機関向けのセキュリティ基準を満たしており、データ通信はSSL暗号化されています。アクセス権限も管理者単位で制御できるため、不要な情報漏えいを防ぐことが可能です。また、二要素認証機能も利用でき、アカウントの不正アクセスを防止します。これにより、患者データを安心して管理できる環境を整備できます。
・RESERVAのセキュリティ対策への取り組みはこちら：RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについて
Q5. 患者様がスムーズに予約できるようにするにはどのような工夫が必要ですか？
Answer：予約画面のわかりやすさと、多様な予約手段の確保が鍵です。
スマートフォンからの予約が主流となる中、見やすいデザインやかんたんな操作性が求められます。RESERVAは、スマホ・PC・タブレットに最適化されたレスポンシブ設計を採用しており、どのデバイスからも快適に予約可能です。また、SNSやLINEからの予約連携も行えるため、患者の利便性が大きく向上します。
・皮膚科向けのサンプル予約サイトはこちら
第2章：皮膚科に特化した機能で業務効率化を実現
皮膚科クリニックの運営者にとって、予約受付や再診管理を自動化し、診療時間を最大限に活用することは重要な課題です。この章では、皮膚科の診療スタイルに適した機能を紹介し、日常業務をどのように効率化できるかを解説します。
Q6. 初診と再診の患者様を区別して管理することはできますか？
Answer：会員制機能を利用することで、初診・再診の患者を自動的に分類し、管理できます。
皮膚科クリニックでは、初診と再診で診療内容や受付手順が異なるため、患者種別を明確に管理することが重要です。本機能では、初回予約時に自動的に会員登録が行われ、次回以降は会員情報をもとに再診扱いとしてスムーズに受付が可能になります。これにより、診療履歴・来院回数・担当医の引き継ぎがシステム上で一元管理され、患者ごとの対応ミスを防止します。また、会員向け限定メニューを設定すると、再診患者のみ予約できる検査枠などを設けることも可能です。
Q7. 当日の予約枠や空き状況をわかりやすく表示することはできますか？
Answer：残席数表示機能で、予約サイト上にリアルタイムの空き枠を自動表示できます。
皮膚科クリニックでは、診療内容や医師ごとに予約可能枠が異なっており、患者が空き時間を一目で確認できる仕組みが必要です。本機能では、予約カレンダー上に残りの空き枠数が自動的に反映されるため、患者が希望時間を選びやすくなり、予約ミスや問い合わせの減少につながります。また、管理者側でも予約率を即時に把握できることで、混雑緩和やスタッフ配置の最適化にも役立ちます。特に週末やキャンペーン時など、予約集中を防ぎたい場面で効果的な機能です。
Q8. 来院忘れを防ぐために自動でリマインド通知を送れますか？
Answer：予約リマインドメール機能で、自動的に来院前の通知を送信できます。
予約日前日に自動でメール通知を送信することで、患者の来院忘れを未然に防止できます。件名や本文は自由に編集でき、「保険証持参」や「診察券忘れ防止」などの注意喚起メッセージも設定可能です。また、送信履歴が記録されるため、患者とのトラブル防止にもつながります。
Q9. 診療前に問診内容をオンラインで取得できますか？
Answer：予約時アンケート機能で、問診票を事前入力してもらうことが可能です。
問診内容を予約時に収集すると、来院時の受付時間を短縮し、診療の準備を効率化できます。質問項目は自由に設定でき、アレルギーの有無や服用中の薬など、皮膚科特有の情報も事前に把握できます。回答データは自動的に顧客情報に紐づくため、再診時の確認も容易です。
第3章：利便性と信頼性を高めるサポート機能
次に、患者対応や会計、キャンセル処理など、日々の業務を支える補助機能について紹介します。これらの機能を組み合わせることで、受付業務全体の効率化を実現します。
Q10. オンライン決済を導入して会計業務を効率化できますか？
Answer：オンラインカード決済機能により、来院時の会計時間を大幅に短縮できます。
クレジットカードによる事前決済を導入することで、受付の混雑を防ぎ、スムーズな会計処理が可能になります。皮膚科では美容目的の自由診療や自費治療も少なくないため、オンライン決済の導入は患者の利便性を高める重要な要素です。さらに決済後の自動領収書発行にも対応しており、紙でのやり取りを削減します。
Q11. 予約キャンセルの対応をスムーズに行う方法はありますか？
Answer：予約キャンセル機能で、患者自身がオンライン上で予約取消を行えます。
患者が自らキャンセル操作を行えるため、電話対応が不要になり、スタッフの業務負担を軽減します。キャンセルポリシーを設定すると、診療直前のキャンセルを抑制することも可能です。キャンセル情報は自動でカレンダーに反映され、空き枠の再利用も容易になります。特に自由診療を扱う皮膚科では、キャンセル対策が収益管理の鍵となります。
Q12. 診療の合間に準備や消毒の時間を確保することはできますか？
Answer：準備時間設定機能で、予約と予約の間に自動で作業時間を挿入できます。
皮膚科クリニックでは、患者ごとに診察室の消毒や器具の交換など、準備に一定の時間を要します。本機能では、各予約の前後に自動で準備時間を設定でき、診療スケジュールを現場の実態に合わせて管理できます。時間を5分単位で細かく設定できるため、施術内容や医師ごとの対応時間に応じた柔軟な運用が可能です。また、予約枠の重複を防ぎ、無理のない診療リズムを維持できる点も特徴です。結果として、スタッフ間の連携が取りやすくなり、診療ミスや待ち時間の発生を防止できます。
第4章：データ活用と患者満足度の向上
皮膚科クリニックの経営では、患者データを活用して再診率やサービス品質を高めることが重要です。この章では、データ分析やフィードバック収集を通じて、診療体験を継続的に改善するための仕組みを紹介します。
Q13. 診療データや予約履歴を分析して改善に活かせますか？
Answer：予約データ分析機能で、患者の来院傾向を可視化できます。
この機能では、月ごとの予約件数やネット予約と電話予約の割合などが把握できます。これにより、受付時間の最適化や人員配置の調整が容易になります。累積顧客グラフでは、期間ごとの予約数変化を比較できるため、キャンペーンや診療時間変更の効果測定にも活用可能です。
Q14. 患者様の声を収集してサービス改善に活かす方法はありますか？
Answer：レビュー収集機能で、来院後の患者アンケートを自動取得できます。
診療後に自動送信されるメールを通じて、患者の満足度や意見を収集できます。フィードバックは匿名で受け取ることも可能なため、率直な意見を得やすい点が特徴です。集計結果をスタッフ間で共有することで、接遇や診療対応の改善に直結します。
Q15. 再診の患者様とのコミュニケーションを維持する方法はありますか？
Answer：ターゲティングメール機能で、患者層ごとに最適な案内を配信できます。
治療周期や症状に応じて、再診案内やキャンペーン情報を自動配信することが可能です。特定の条件（初診から一定期間経過、前回診療内容など）で送信対象を設定できるため、個別フォローを効率的に実現します。再来院を促すことで、長期的な患者関係の構築につながります。
医療DXの一歩に、予約システムRESERVA
医療現場における業務効率化の第一歩として、予約システムの導入は非常に効果的です。予約や会計処理、患者管理までを自動化できるため、スタッフの負担軽減とミス防止に直結します。RESERVAは35万社以上が利用する国内最大級のクラウド型予約管理システムで、700以上の医療機関に導入されています。
診療スケジュールの可視化、リマインド通知、データ分析など、100を超える機能を搭載しており、皮膚科の診療フローに合わせた柔軟な運用が可能です。初期費用は無料で、サポート体制も充実しているため、初めての導入でも安心して利用できます。
まとめ
皮膚科クリニックの運営では、予約管理や患者対応の効率化が診療品質を大きく左右します。オンライン予約システムを導入することで、電話対応の削減、キャンセル率の低下、再診率の向上といった効果が期待できます。特にRESERVAは、医療機関向けに最適化された機能群を備え、業務負荷軽減と患者満足度の両立を実現可能です。
また、データ分析やレビュー収集機能を活用すると、定量的な改善サイクルを構築でき、患者のニーズに基づいた診療体験を提供できます。今後、医療DXが進展する中で、こうしたシステムの導入は「選ばれる皮膚科クリニック」への第一歩となるでしょう。
