電話や紙台帳での面会予約管理に、限界を感じていませんか？
病院や高齢者施設における面会は、利用者や家族にとって大切な時間である一方、予約対応やスケジュール管理には多くの課題があります。電話や紙台帳での予約受付はダブルブッキングや対応漏れのリスクが高く、職員の業務負担も大きいのが現状です。近年では感染症対策や来館者の一元管理が求められる中で、面会予約システムの導入が急速に広がっています。
そのような悩みは、当社が開発・運営する予約管理システム「RESERVA（レゼルバ）」の導入によって多くが解決可能です。本記事では、現場スタッフへのヒアリングで明らかになった運営上の課題と、それを解決するRESERVAの具体的な活用法を、Q&A形式でわかりやすく紹介します。
面会予約システムの基本と導入検討段階の疑問
まずは、導入前に知っておきたい基本事項や仕組み、施設運営者が抱える初期段階の疑問について解説します。
Q1. 面会予約システムとは何ですか？
Answer：病院や高齢者施設における面会をオンライン上で予約・管理できる仕組みです。
従来の電話予約や紙台帳では、職員が予約受付に多くの時間を割かざるを得ませんでしたが、システムを導入することで予約の受付から確認、キャンセル処理までを自動化できます。さらに、面会者情報の記録がデータとして蓄積されるため、感染症対策の一環として入館履歴を正確に管理できる点も大きなメリットです。結果として、利用者・家族の利便性と施設職員の業務効率化の両立を実現します。
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Q2. 病院や施設に面会予約システムを導入するメリットは？
Answer：業務効率化・利用者満足度向上・感染症対策の強化が同時に実現できます。
予約受付が24時間オンライン化されるため、職員は営業時間外の電話対応を削減することが可能です。利用者側は好きな時間に予約でき、家族間の調整もしやすくなります。また、予約枠を事前に制御することで、面会時の混雑防止や人数制限の徹底が可能となり、感染症拡大防止に直結します。加えて、システム上に記録が残るため、来館履歴の確認やトレーサビリティ確保も容易になり、安全性と利便性の両面で高い効果を発揮することが可能です。
Q3. 面会予約システムは小規模施設でも導入できますか？
Answer：はい、小規模施設でも無料プランから導入でき、現場の負担軽減に効果を発揮します。
大規模病院だけでなく、特別養護老人ホームや小規模デイサービスなどでも柔軟に導入できます。特に小規模施設では、限られた職員が複数の業務を兼務するケースが多いため、予約対応をシステム化することで業務負担を大幅に軽減することが可能です。システムによってはフリープランから利用でき、低コストで導入を開始できるため、規模に関わらず導入効果は高いといえます。また、利用者の多くが高齢者やその家族であるため、直感的に操作できる画面設計が求められますが、RESERVAではシンプルでわかりやすいUIを提供しているため安心です。
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Q4. 面会予約システム導入にかかる初期費用はどれくらいですか？
Answer：RESERVAであれば初期費用は不要で、利用規模に応じた月額料金で運用可能です。
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
一般的に、面会予約システムの導入には高額なシステム開発費用がかかると考えられがちですが、RESERVAでは無料プランから導入でき、利用状況に応じて有料プランにアップグレードすることが可能です。料金体系は段階的に設定されており、施設の規模や必要な機能に応じて柔軟に選択できます。従来のように専用システムを一から開発する必要がなく、導入時の負担を大幅に抑えられる点は、コストに敏感な医療・介護現場にとって大きな魅力です。
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Q5. 予約サイトの操作感を試すことはできますか？
Answer：RESERVAでは無料プランを提供しており、実際の操作感を試すことができます。
RESERVAではアカウント登録から最短3分で試用を開始できます。実際に面会予約サイトを作成して試運用することで、職員が操作に慣れる機会を持つことができます。また、段階的に機能を追加していけるため、まずは基本機能のみを利用し、必要に応じて予約枠の制御や通知機能などを導入するといった柔軟な運用が可能です。これにより「現場に合わなかったらどうしよう」という職員の不安を解消し、安心して導入検討を進められます。
面会時の利便性と予約管理に関する質問
ここでは、実際の面会運用でよく寄せられる利便性や予約管理に関する疑問に答えます。混雑防止やスムーズな運営のために重要なポイントを整理しました。
Q6. 面会したい家族が希望日に迷わず予約できますか？
Answer：家族はカレンダーから空き枠を確認し、自分の希望日時をスムーズに選んで予約できます。
RESERVAでは、面会希望者が空き枠を確認しながら、自分の都合に合わせて予約を行えます。直感的なカレンダー画面から空き状況を一目で確認できるため、家族同士での調整もしやすくなります。予約が確定すると、面会者と管理者へ自動的で確認メールが送られるため、記録漏れやダブルブッキングの心配もありません。これにより、希望日時の予約が従来より格段にスムーズに進みます。
Q7. 急なキャンセルや変更に対応できますか？
Answer：利用者自身でオンライン上から簡単にキャンセルや変更ができ、施設側も自動で反映されます。
「予約キャンセル機能」で面会者は施設への電話連絡が不要となり、自身で操作して予約を修正できます。管理画面ではキャンセル発生時に自動で枠が空くため、他の利用者に再利用してもらえる点もメリットです。さらに、キャンセルポリシーを設定することで、直前の無断キャンセル防止にもつながります。職員側も手動で調整する手間がなくなり、効率的な面会管理が実現します。
Q8. 面会枠の残数を利用者にわかりやすく表示できますか？
Answer：「残席数表示機能」により、すべての面会枠の空きが一目で確認できます。
「残席数表示機能」で、面会枠ごとの残り人数を予約カレンダー上に表示できます。利用者は「〇：空きあり」「△：残りわずか」「✕：満席」といった視覚的な表示で確認できるため、希望日時を選びやすくなります。施設側にとっても、電話や問い合わせで空き状況を説明する手間が減り、職員の業務効率化が可能です。さらに残席数を公開することで「早めに予約しよう」という心理的効果が働き、直前キャンセルや混雑の偏り防止にもつながります。
Q9. 面会の予約受付時間や最終受付時間を設定することはできますか？
Answer：「最終予約受付時間設定機能」で、面会予約の受付時間や締切を自由に設定できます。
RESERVAの「サービス提供タイプ」では、「最終予約受付時間設定機能」が利用できます。これにより、面会の受付可能時間を柔軟にコントロールできます。例えば「18時閉館のため、17時までの予約受付が可能」といった形で営業時間に合わせて予約受付が可能です。また、面会枠の準備やスタッフ配置を前もって調整できるため、業務の効率化にもつながります。加えて、家族にとっても予約ルールが明確になることで、安心して計画的に面会予約を行うことが可能です。
・面会予約向けの「サービス提供タイプ（スタッフ指名なし）」についてはこちら：サービス提供タイプ（スタッフ指名なし）の予約サイトを作成！【RESERVA機能紹介】
・予約タイプの比較についてはこちら：【予約タイプ比較】自社にあった予約タイプを使おう！
Q10. 複数の面会者が同時に予約を希望した場合の調整はどうなりますか？
Answer：システムがリアルタイムで反映し先着順で予約が確定し、満席枠は自動的にキャンセル待ち対応となります。
システムではリアルタイムで予約状況が反映されるため、先着順での公平な受付が可能です。満席となった枠には、予約サイト上に自動で予約不可の表示がされ、誤って二重予約になることはありません。さらに、「キャンセル待ち機能」で、キャンセルが発生した際に自動で通知が届き、空き枠を有効活用できます。これにより、希望者の不満を減らし、面会機会を最大化することが可能です。
セキュリティ・オンライン対応・職員の業務改善に関する質問
続いて、システムの安全性やオンライン対応、職員の業務改善に役立つ機能について解説します。
Q11. 面会予約システムはセキュリティ面で安全ですか？
Answer：はい、SSL暗号化や不正アクセス対策など高度な「セキュリティ対策」を実装しており、安全に利用できます。
「セキュリティ対策」により、通信はすべてSSL暗号化され、個人情報の漏えいや改ざんを防ぎます。また、不正アクセスの監視やIPアドレス制限機能も利用でき、安心して運用できます。医療機関にとって重要な個人情報を扱う場面でも、安心して導入できる仕組みです。さらに、「不正ログインロック機能」を備えており、外部からの不正なアクセス試行を自動で検知・遮断できます。
Q12. オンライン面会にも対応できますか？
Answer：「Zoom連携機能」を使えば、来館が難しい家族ともオンラインで面会できます。
「Zoom連携機能」では、予約が確定すると、自動でZoomミーティングURLが発行され、家族にメールで通知されます。遠方に住む家族や、感染症リスクで来館が難しい場合でも、安心して面会機会を提供できます。また、参加状況を記録できるため、運営側の管理を効率化することが可能です。オンライン面会は利用者満足度を高めると同時に、施設の柔軟な対応力を示すことにもつながります。
セキュリティ・オンライン対応・職員の業務改善に関する質問
最後に、職員の業務効率化やデータ活用に関する質問を取り上げます。面会予約システムは単なる予約受付だけでなく、施設運営全体の改善に直結するツールです。
Q13. 職員の業務負担を軽減するための機能はありますか？
Answer：はい、「サブ管理者設定機能」により、予約対応を分担して職員の負担を軽減できます。
「サブ管理者設定機能」で、複数の職員に予約管理権限を分担させることが可能です。これにより、一人の担当者に業務が集中せず、チーム全体でスムーズな対応ができます。また、自動通知メールやリマインド配信によって手作業の連絡業務を削減できるため、現場職員は本来のケア業務に専念することが可能です。こうした機能活用により、面会予約の受付から管理までを効率的に運用できます。
Q14. 面会予約データを他のシステム（Googleカレンダーなど）と連携できますか？
Answer：「Googleカレンダー連携機能」が搭載されています。
「Googleカレンダー連携機能」を活用すると、面会予約データをGoogleカレンダーに自動で反映できます。RESERVAで予約が入ると日時や予約者名がGoogleカレンダーに登録され、職員は日常的に使い慣れたカレンダー上で予定を確認できます。これにより、職員は外出先でもスマートフォンからスケジュールを把握でき、予約と職員の予定を同時に管理することが可能です。システムを使い慣れていない職員にとっても、カレンダー上で視覚的に管理できるため、運営の効率化とミス防止につながります。
Q15. 面会履歴を分析して運営改善に活かすことはできますか？
Answer：はい、「予約データ分析機能」により、面会の傾向を把握し運営改善に活かせます。
「予約データ分析機能」では、面会回数や時間帯の傾向を把握できます。例えば「平日午後は混雑」「休日午前は空きが多い」といったデータが可視化され、面会枠設定や人員配置の見直しに役立ちます。さらに、家族ごとの来館頻度を分析することで、きめ細やかなサポートやリマインド施策につなげられます。また、分析結果はCSV形式で出力できるため、施設の運営会議や報告資料にも活用しやすく、客観的なデータに基づいた改善が可能になります。
医療DXの一歩に、予約システムRESERVA
医療現場におけるさまざまな業務を効率化するにあたって、誰でも手軽に始められるのが予約システムの導入です。予約システムの機能は予約管理にとどまらず、予約者情報の管理と蓄積、スタッフやリソースの調整に至るまで自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、クリニックや医療機関の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、利用者にとってもわかりやすく使いやすい環境が提供されます。
現在は多数の予約システムが存在しますが、効率的な病院運営を実現するためには、実際に導入事例もあるRESERVAがおすすめです。RESERVAは、35万社が利用、700以上の医療機関が導入したという実績がある国内トップシェアクラスの予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、助産院・医療機関の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる病院やクリニック、薬局にもおすすめです。
まとめ
本記事では、病院で働く職員が抱えがちな面会予約に関する課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。
面会予約システムを導入することで、利用者とその家族に安心感を提供しながら、職員の業務効率化と感染症対策を同時に実現できます。キャンセルや空き枠管理、データ分析や外部連携といった機能を組み合わせれば、施設全体の運営レベルが飛躍的に向上します。これからの病院・介護施設経営において、面会予約システムは不可欠なインフラといえるでしょう。
スムーズで安全な面会運営を手軽に実現されたい方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
