運営体制により患者さんを待たせてしまい困っていませんか？
本記事では、内科クリニックが直面する予約管理に関するよくある疑問をQ&A形式で解説します。内科は生活習慣病の定期受診から急な発熱外来まで幅広い患者を受け入れる診療科です。そのため、予約が集中する時間帯や突発的な来院が重なると、待合室の混雑や診療の遅延が生じやすい特徴があります。混雑時の対応がうまくいかない、予約システムの選び方がわからない等、現場でよくある悩みを解決する情報をわかりやすくまとめました。
予約システム導入を検討している内科の方のためのQ&A
Q1. 内科に予約システムを導入するメリットは何ですか？
Answer：予約システムを導入する最大のメリットは、混雑の平準化と業務効率化です。
患者は来院時間をあらかじめ決められるため待ち時間が減り、院内感染リスクの低減にもつながります。スタッフは1日の来院人数を事前に把握でき、検査機器や診察室の稼働率を計画的に管理できます。さらに、診察予約や検査予約を自動で受付できるため、電話対応の削減にも効果的です。予約システムを導入することは、患者と医療機関の両方にメリットをもたらします。
Q2. 内科クリニックで予約システムを導入する場合、費用はどのくらいかかりますか？
Answer：RESERVAには、初期費用・月額費用が無料のフリープランがあります！
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
無料で利用できるフリープランからスタートでき、クリニックの規模や必要な機能に応じて有料プランに切り替えることも可能です。有料プランでは、キャンセル待ちや残席数表示、リマインドメール等、内科運営に役立つ機能を利用できます。診療所の運営方針や患者数に応じて段階的にプランを選択できるため、安心して導入を検討できます。
料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q3. 内科に向いている予約システムを教えてください。
Answer：RESERVA（レゼルバ）であれば、内科の予約に最適な予約サイトを作成できます！
RESERVAは700以上の医療機関に導入されており、内科診療に必要な「診療メニューごとの所要時間設定」「キャンセル待ちの自動繰り上げ」「事前問診票のオンライン入力」「リマインド通知」など、患者数や診療内容が多様な内科に最適な機能を備えています。さらに、初期費用無料で導入できるため、コストを抑えて始められるのも魅力です。
・内科予約のサンプルサイトはこちら
Q4. 高齢患者でも簡単に予約できるでしょうか？
Answer：RESERVAはスマートフォンやPCからかんたんに操作できるシンプルな設計です。
予約画面の操作ステップを最小限に抑えているため、スマホに慣れていない方でもスムーズに予約できます。
また、オンライン予約と電話予約を併用することができる予約管理機能が備わっているため、インターネット利用が難しい高齢者や障害のある方にも対応でき、予約機会の平等性が確保されます。ダブルブッキングを防ぎ、全ての予約を一元管理できます。
内科特有のよくあるお悩みQ&A
Q5. 急患対応と予約診療を両立できますか？
Answer：RESERVAの特定日設定機能や予約不可登録機能を活用し、急患枠を事前に確保しましょう！
内科クリニックでは、生活習慣病などの定期受診患者と、急な発熱や体調不良で来院する急患が同時に発生するため、両立できる仕組みが必要です。そうすることで、急患を随時受け入れながらも、予約患者の診療が大きく遅れる事態を防げます。予約システム上で枠を分離・調整する運用を行えば、予約患者の安心感と急患対応の柔軟性を同時に確保できます。結果として、診療全体の流れが整い、患者の待ち時間短縮とスタッフの業務効率化の両立が可能になります。
Q6. 複数の検査（血液検査・心電図など）をまとめて受付したいです。
Answer：はい。オプションメニュー機能を利用することで、主たる診察予約と同時に複数の検査を追加できます。
例えば、診察予約時に血液検査・心電図・尿検査を同時に選択すれば、来院ごとに一括して予約が完了します。これにより患者は手続きの手間を減らせ、スタッフも検査機器の稼働を事前に把握できるため、検査室の効率的な運用が可能になります。オプションに所要時間と料金を設定でき、予約メニューとの合計としてまとめて表示されるため、計算は不要です。
Q7. 初診と再診で診療時間が異なるのですが、時間をメニューごとに設定可能ですか？
Answer：はい。RESERVAでは診療メニューごとに所要時間を設定できます。
初診30分・再診15分・薬の処方のみ10分のように診療内容に応じて設定することが可能です。これにより、初診では丁寧な問診の時間を確保し、再診は効率的に運用できます。また、診療の進行が正確にスケジューリングされ、待合室での滞留を減らすことができます。さらに準備時間設定機能を使えば、検査機器の準備や消毒のための時間も確保でき、効率的かつ安全な運用が実現します。
Q8. 家族で同じ時間にまとめて予約受付できれば、楽だと思うのですがそのような設定は可能でしょうか？
Answer：はい。団体予約設定機能を利用することで、家族やグループ単位での同時予約が可能です。
例えば、親子で同じ時間に診察を受けたい場合や、夫婦で健診を受けたい場合に、1回の操作で複数人分の予約をまとめて取ることができます。これにより、患者側の予約の手間が省けるだけでなく、クリニック側も来院人数を正確に把握でき、診療スケジュールやスタッフ配置を効率的に調整できます。特に小児と保護者の同時受診が多い内科では、グループ予約を活用することで待合室の混雑緩和と患者満足度の向上が期待できます。
Q9. 来院前に問診票を入力していただきたいです。
Answer：予約時アンケート機能を利用することで、予約完了時に問診票を入力してもらうことが可能です。
症状・服薬歴・既往症などを来院前に把握できるため、診察当日の時間短縮と適切な対応につながります。家族など複数人数で予約する場合、同伴者を対象としたアンケートも作成可能です。アンケートは、自由記述だけでなく、ラジオボタンやチェックボックス、数値入力など様々な回答方法で作成できるため、運営に応じてカスタマイズが可能です。紙の問診票を当日記入する必要がなくなり、待合室の滞在時間削減にも効果があります。
Q10. キャンセルや予約変更を患者自身で行えるでしょうか。
Answer：はい。患者は予約完了メールやマイページから、自分でキャンセルや日時変更が可能です。
内科の予約業務の効率化には、患者自身がオンラインでキャンセルを行える環境が重要です。
RESERVAの予約キャンセル機能を利用すれば、予約完了時に自動送信される確認メールや、マイページ機能から操作できるため、電話や窓口に依存せず24時間対応が可能です。これにより、患者は思い立った時にすぐ手続きでき、クリニック側も電話応対の負担を大幅に削減できます。さらにキャンセル待ち機能を組み合わせれば、キャンセル発生時に別の患者へ自動通知が行われ、空き枠を有効活用できます。
また、RESERVAではキャンセル受付の期限を「◯日前まで」「◯時間前まで」と細かく設定できるため、急な無断キャンセルを抑止しつつ、患者の利便性も確保できます。加えて、リマインドメール機能を活用すれば、前日に「明日の診察予約」を通知でき、キャンセルや変更が必要な場合も早期に対応してもらえます。
予約システムの導入効果についてのQ&A
Q11. 混雑予測はかんたんに行えますか。
Answer：はい。予約データ分析機能を活用しましょう！
期間やメニューなどさまざまな分析項目から、予約件数の推移を一目で確認できます。これにより、今まで気づかなかった課題や問題点を見つけることが可能です。午前中に集中する生活習慣病の定期受診や、夕方に多い会社員層の外来など、来院パターンを可視化できます。データをもとに診療枠を調整すれば、待合室の混雑を未然に防ぎ、効率的な運営が可能になります。
Q12. 患者満足度を図りたいです。
Answer：顧客満足度調査機能を使えば、診療後に自動配信されるアンケートで患者の声を収集できます。
診察時間の適切さ、スタッフ対応、待ち時間の長さなどを数値化でき、改善点を明確にできます。回答データは管理画面で蓄積されるため、継続的な診療品質向上に役立ちます。また、予約システム内に顧客レビューや口コミを表示することができるため、新規顧客の獲得に役立ちます。
医療DXの一歩に、予約システムRESERVA
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった内科など医療機関の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、自治体運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、住民は24時間いつでも申し込みでき、内科などの医療機関側は診療時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
本記事では、内科で働く方々が抱えがちな課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。飛び込み顧客の対応に負担を感じている場合は、予約システムの導入が効果的です。
そのなかでもRESERVAなら、診療メニューごとの時間設定、キャンセル待ちの自動通知、事前問診票のオンライン化など、内科の予約管理をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、はじめて予約システムを導入する内科など医療機関の方にもおすすめです。
内科など医療機関の予約管理方法に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
