オンライン診療は、通院の負担を軽減し、患者にとって利便性の高い医療提供の形態として広がりを見せています。 しかし、医療機関の運営者にとっては、予約管理の煩雑さや無断キャンセル、個人情報のセキュリティ確保といった課題が生じやすい領域です。
そこで注目されるのが、予約管理から情報共有、決済までを一元化できるクラウド型予約システムの導入です。 予約システムRESERVA（レゼルバ）は、700以上の医療機関で導入されており、予約業務の自動化と患者対応の質向上を両立します。
本記事では、オンライン診療を行う医療機関の運営者が抱える課題に対し、予約システムを活用した15の解決策をQ&A形式で紹介します。
オンライン診療に予約システムを導入する意義
オンライン診療を行う医療機関の運営者が抱く基本的な疑問に答えます。予約システムの必要性や導入のハードルを整理し、第一歩を後押しします。
Q1. オンライン診療に予約システムは本当に必要ですか？
Answer：はい、予約システムは診療の効率化と安全性向上に欠かせません。
オンライン診療は場所や時間にとらわれず患者と接することが可能ですが、その一方で予約が重複したり、診療枠の調整が難しくなったりするリスクがあります。そこで、予約システムを導入することで、患者ごとの予約時間を正確に管理でき、診療枠の最適化が可能です。また、予約受付が24時間自動化されるため、業務負担も軽減します。結果として、限られたリソースで安定した診療体制を構築できるようになります。
・オンライン診療向けのサンプル予約サイトはこちら
Q2. 料金体系はどのようになっていますか？
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
Answer：RESERVAは無料プランから利用でき、規模に応じて有料プランに移行可能です。
初期費用は無料で、必要に応じてプランを選択できる柔軟な料金体系が用意されています。 小規模クリニックの場合は無料プランから始め、患者数や機能の必要性に応じて有料プランへ移行できます。 有料プランでは、キャンセル料設定やリマインド通知など、診療運営に役立つ追加機能が利用可能です。 医療機関の成長段階に合わせたコスト管理が実現できる点が大きな利点です。
・料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q3. 個人情報や診療データのセキュリティは守られますか？
Answer：はい、暗号化通信や不正アクセス防止など複数のセキュリティ対策が施されています。
医療機関において、患者の個人情報や診療データの保護は最重要課題です。 本システムでは、通信データのSSL暗号化、外部データセンターの利用、不正アクセスの監視など、国際基準に基づいたセキュリティ体制を構築しています。 さらに、定期的な脆弱性診断を実施し、システムの堅牢性を保っています。 安心して患者のデータを扱える環境が整っているため、法令遵守と医療の信頼性を両立することが可能です。
・RESERVAのセキュリティ対策への取り組みはこちら：RESERVA予約システムのセキュリティ対策・個人情報保護への取り組みについて
Q4. 初めての導入でも操作に迷わず使えますか？
Answer：はい、直感的な管理画面で誰でもかんたんに運用を開始できます。
システム管理に不慣れな医療従事者でも、アカウント作成から予約ページ公開まで最短3分で設定可能です。 管理画面はシンプルで視覚的にわかりやすく設計されており、操作マニュアルやヘルプページも充実しています。 また、サポート体制も整っているため、導入初期に発生する疑問や不安に速やかに対応可能です。 導入のハードルを最小限に抑え、スムーズにオンライン診療を開始できます。
・RESERVA操作マニュアルはこちら：RESERVA 操作マニュアル
・RESERVAの操作に関するお問い合わせはこちら：RESERVA お問い合わせ
Q5. 導入にあたり事前に準備しておくべきことはありますか？
Answer：はい、診療メニューや利用環境を整理しておくとスムーズです。
予約システム導入前には、提供する診療メニューの内容や所要時間、診療可能な曜日・時間帯を明確にしておくことが重要です。 さらに、オンライン診療で使用する機器や通信環境を確認しておけば、患者と医師双方が快適に利用できます。 これらを整備した上でシステムを設定することで、スムーズな稼働が可能です。 導入後の混乱を防ぎ、診療の信頼性を高める準備段階と位置付けられます。
診療予約の効率化と利便性を高める機能
医療機関の運営者にとって、オンライン診療の利便性を患者に提供しながら、予約管理を効率化することは大きな課題です。 ここでは、診療内容をわかりやすく整理し、事前情報の取得やオンライン決済、診療ツールとの連携を通じて運営をスムーズにする仕組みを紹介します。
Q6. 診療メニューをカテゴリ別に分けて表示できますか？
Answer：はい、診療メニューをカテゴリ別に整理して表示可能です。
カテゴリ設定機能を利用することで、 初診・再診・専門外来など診療内容ごとにメニューを分類できます。 これにより予約サイト上の視認性が高まり、患者が希望する診療を迷わず選択できるようになります。 また、運営者にとってもメニュー管理が容易になり、誤予約や問い合わせの削減に効果的です。
Q7. 予約前に問診票や情報を取得できますか？
Answer：はい、予約時に必要な情報をアンケート形式で取得可能です。
予約時アンケート機能を活用すると、事前に症状や既往歴、服薬状況などを収集できます。医師は診療当日のヒアリング時間を短縮でき、診療に集中することが可能です。 さらに、回答内容をデータとして蓄積することで、今後の診療方針や再診時の参考資料として活用できます。
Q8. ビデオ通話ツールと連携して診療を行えますか？
Answer：はい、Zoomと自動連携が可能です。
Zoom連携機能では、予約確定と同時にオンライン診療用のURLが発行され、患者に自動的に送信されます。 管理者はシステム上で日程や参加状況を一元管理できるため、診療漏れや重複予約の心配がありません。 さらに、セキュリティ強化機能により不正アクセスを防止でき、医療現場でも安心して利用できます。
Q9. 支払いを事前にオンラインで完了させることはできますか？
Answer：はい、クレジットカードによる事前決済に対応しています。
患者は、事前カード決済機能でオンライン支払いを利用できます。 オンライン診断では、直接のお支払いが難しく、無断キャンセルや未払いのリスクが少なくありません。事前カード決済を導入することで、オンライン上で会計を完了できるため、そういったリスクを大幅に軽減できます。
スケジュール調整や患者対応を効率化する仕組み
医療機関がオンライン診療を安定的に運営するためには、予約の重複防止やキャンセル対応、継続的な通院支援が不可欠です。 ここでは、スケジュール管理と患者対応を効率化するための機能を紹介します。
Q10. Googleカレンダーに予約を自動反映することはできますか？
Answer：はい、Googleカレンダーへの一方向連携により予約を自動反映できます。
Googleカレンダー連携機能を利用することで、 RESERVAで受け付けた予約情報を自動的にGoogleカレンダーへ反映させることが可能です。 医師やスタッフが日常的に使用しているGoogleカレンダーと同期できるため、予約状況の確認も容易になります。 外出先からでもスマートフォンで最新の予約情報を確認でき、日々の業務効率が大幅に向上します。
Q11. 繰り返し通院する患者様向けに定額プランを設定できますか？
Answer：はい、月額プランを導入して継続通院の利便性を高められます。
月額プラン機能を使うと、患者に対して定額で診療サービスを提供できます。 「月○回まで」や「時間制限付き」など柔軟に制限を設けられるため、オンライン診療の利用回数が多い患者にとって経済的なメリットが生まれます。 また、医療機関にとっては安定的な収益基盤を確保できる点が強みです。
Q12. 患者様自身がオンラインでキャンセル手続きを行うことはできますか？
Answer：はい、患者自身が予約サイトからキャンセルできます。
予約キャンセル機能では、患者が自身の予約確認メールやマイページから直接キャンセル手続きを行えます。 これにより、電話での問い合わせやスタッフによる手動対応が不要になり、管理業務を軽減することが可能です。 また、キャンセル時には自動で確認メールが送信されるため、運営者と患者双方が確実に情報を共有できます。
診療継続や情報共有を可能にする仕組み
オンライン診療では、単発の診療に留まらず、継続的なサポートや必要書類の発行が求められます。 ここでは、履歴管理やデータ提出など、患者支援を長期的に実現する機能を紹介します。
Q13. 領収書や証明書を自動で発行できますか？
Answer：はい、インボイス対応の領収書をオンラインで発行可能です。
領収書発行機能により、診療後の決済に対して自動で領収書を発行できます。 医療機関側だけでなく、患者自身がマイページから出力できるため、事務作業の負担を軽減できます。 書面での発行や郵送の手間が省け、オンライン診療に適した効率的な運用が可能です。 医療機関の経理管理にも役立つ仕組みです。
Q14. 患者様の診療履歴やデータをファイルとして保存できますか？
Answer：はい、患者情報や診療履歴をCSVファイルでダウンロードできます。
顧客データCSV出力機能では、患者ごとの予約履歴や属性情報を抽出・保存可能です。ダウンロードしたファイルを活用することで、過去の診療内容を踏まえた継続的な対応が実現し、治療方針の精度向上につながります。 データは分析にも活用できるため、医療機関の運営改善にも役立ちます。
Q15. 診療前に必要な書類や画像を患者様から提出してもらえますか？
Answer：はい、予約時に患者から必要書類をアップロードしてもらえます。
ファイル提出機能を利用すると、診療に必要な検査結果や本人確認書類を事前に提出してもらうことが可能です。 医師は診療前に情報を確認できるため、診療当日の準備や判断が迅速になります。 管理画面からダウンロードや更新も可能で、継続的な資料管理にも適しています。 書類のやり取りをオンラインで完結できる点は、非接触型の診療スタイルに最適です。
医療DXの一歩に、予約システムRESERVA
医療現場におけるさまざまな業務を効率化するにあたって、誰でも手軽に始められるのが予約システムの導入です。 予約システムの機能は予約管理にとどまらず、予約者情報の管理と蓄積、スタッフやリソースの調整に至るまで自動化する機能を持ちます。 これによって、クリニックや医療機関の業務プロセスが効率化され、利用者にとっても使いやすい環境が整います。
現在は多数の予約システムが存在しますが、効率的な病院運営を実現するためには、実際に導入事例も多い RESERVAがおすすめです。 RESERVAは、35万社が利用、700以上の医療機関が導入したという実績がある国内トップシェアクラスの予約システムです。 予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、助産院やクリニックなど幅広い医療機関の業務を効率化します。 初期費用は無料で、サポート体制も整っているため、初めて導入する医療機関でも安心して利用できます。
まとめ
本記事では、オンライン診療における予約システム活用の具体策を15のFAQ形式で紹介しました。 予約枠の最適化、問診票や決済の事前対応、キャンセル対策、診療履歴の保存など、医療機関の運営課題に直結する解決策を提示しました。 予約システムを導入することで、患者対応の質を高めつつ、医療従事者の負担を軽減することが可能です。 医療DXの一歩として、オンライン診療の信頼性と効率性を両立する仕組みを整備することが、今後の医療機関に求められる取り組みといえるでしょう。
