ワクチン接種業務では、接種対象の絞り込み、予約枠の調整、キャンセル管理など、細やかな対応が求められます。電話や紙による予約では、受付ミスやダブルブッキングが発生しやすく、運用負荷が高まる一方です。
RESERVA（レゼルバ）予約システムは、これらの課題を解決する多彩な機能を備え、医療機関や自治体の業務を効率化します。本記事では、ワクチン接種の現場でよくある疑問をFAQ形式で紹介し、それぞれに対応する具体的な機能や導入メリットをご案内します。
予約システム導入前の基本理解
ワクチン接種予約の現場において、予約システムの必要性や導入時の懸念点を解消するための初期的な疑問に回答します。
Q1. ワクチン接種に予約システムは必要ですか？
Answer：はい、ワクチン接種業務において予約システムは非常に有効です。予約の管理を紙や電話で行う場合、人的ミスや対応の煩雑さ、情報の一元管理の難しさが生じます。
RESERVA（レゼルバ）では、接種日時や人数、接種種類を事前に設定でき、患者自身で24時間いつでも予約が可能です。これにより、受付業務の負担が大幅に削減され、スムーズなワクチン接種体制の構築が実現します。
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Q2.予約枠の数を運営側で設定できますか？
Answer：はい、RESERVAでは「サービス提供タイプ」の予約サイトにおいて、予約件数制限機能を使って接種枠ごとに上限人数を設定することで、在庫状況に応じた予約制限が可能です。たとえば「午前は10名まで」「午後は20名まで」といった形で、時間帯別に予約枠を柔軟に設定できます。
管理者が在庫状況を踏まえて枠を調整することで、無理のない運用が実現します。また、メニュー単位で予約可能数を細かく管理できるため、複数のワクチン種別にも対応できます。
Q3. 電話予約からの移行は難しいですか？
Answer：いいえ、RESERVAでは、操作が直感的な画面設計で、誰でもかんたんに予約サイトの作成・公開が可能です。電話予約との併用もできるため、段階的に移行することもできます。導入初期は電話窓口で案内しながら、リピーターにはWeb予約を推奨することで、スムーズなデジタル移行が進められます。
Q4. 高齢者やスマホ操作が苦手な方も予約できますか？
Answer：はい、RESERVAではパソコンやタブレット、スマートフォンのいずれにも対応しており、視認性の高いUI（ユーザーインターフェース）が採用されています。家族代行による予約も可能で、自治体や病院での集団予約受付にも対応できます。また、操作がかんたんなLINE連携機能を活用すれば、LINEアプリからワンタップで予約が完了するため、高齢者の利用率も高まります。
Q5. システム導入の費用はどの程度かかりますか？
Answer：RESERVAには、機能数に応じて複数の料金プランが用意されており、無料のフリープランから利用を開始することができます。小規模の医院や予防接種会場であれば無料プランでも十分運用可能です。有料プランに移行することで、月額プランや予約時アンケートなど、業務効率化できる機能が利用可能になります。
RESERVAの料金プラン
| プラン名 | 対象者 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
プランごとの詳細についてはこちら
予約管理に関する具体的な疑問
ワクチン接種の現場では、対象者の制限や多人数対応、接種間隔の管理など、複雑な予約条件を扱う必要があります。以下では、それらの運用に役立つ具体的な機能と活用法を解説します。
Q6. キャンセルや変更の対応を自動化できますか？
Answer：はい、RESERVAでは患者自身がマイページ上からキャンセルや変更を行える設定が可能です。受付スタッフは電話対応が不要となるため、業務負荷が大幅に軽減されます。ワクチン接種は患者都合の日程変更が頻繁に発生するため、キャンセル機能を活用し、キャンセル受付やキャンセルメールの送信を自動化することで、柔軟な運用が実現します。
Q7. 同時に複数人（家族）の予約はできますか？
Answer：はい、RESERVAの団体予約設定機能を使えば、ひとつのアカウントから複数名の予約をまとめて取ることができます。たとえば、親が子ども2人分のワクチン接種をまとめて予約するケースなどに対応可能です。管理画面では患者ごとの情報が分けて登録されるため、正確な接種記録を保持できます。
Q8. 接種歴の管理や2回目接種の案内もできますか？
Answer：はい、RESERVAの顧客管理・台帳機能を使えば、患者ごとのワクチン接種状況を一元管理できます。接種時の副反応など、患者の体調を詳細まで記録できるカルテ機能も有用です。
また、初回接種から一定期間後に2回目接種の予約を案内する際は、予約リマインドメール機能を使って自動通知が可能です。配信タイミングや文面もカスタマイズできるため、接種間隔のルールに合わせて適切な案内ができます。
Q9. 接種前の問診票や同意書を事前に取得できますか？
Answer：はい、RESERVAでは予約時アンケート機能を活用することで、予約時にアンケートを表示し、問診票や接種に関する事前情報を取得することが可能です。事前に患者情報を取得しておくことで、接種当日の受付業務を効率化でき、記入漏れや接種不適格者の把握にも役立ちます。また、記入データは予約情報と紐付いて保存されるため、事前確認がスムーズに行えます。
Q10. 無断キャンセルを防ぐ方法はありますか？
Answer：RESERVAでは、予約リマインドメール機能によって前日に患者へ自動でリマインドメールを送ることが可能です。これにより、患者の予約忘れによるノーショーを抑止できます。さらに、キャンセルポリシーを明記し、オンラインカード決済機能でキャンセル料を設定することで、無断キャンセルへの抑止力を高めることも可能です。
接種率向上・再来促進への応用
ワクチン接種における重要な指標である「接種率」の向上には、予約の確実性と継続性が欠かせません。リマインド通知やキャンセル待ち対応、複数回接種への自動誘導といった機能を活用し、来院促進を実現します。
Q13. 接種予定日前に自動でリマインド通知を送れますか？
Answer：はい、RESERVAでは予約リマインドメール機能を使って、接種前日に自動通知を送ることができます。ゴールドプランであれば、リマインドメールは予約の前日8:00に配信され、エンタープライズプラン以上では日時や内容を自由に設定可能です。このように、リマインドメールを送信することで予約忘れによる無断キャンセルを抑制し、当日の接種実施率を高めることが可能です。
Q14. 人気ワクチンにキャンセル待ち対応できますか？
Answer：はい、予約上限に達した際には、キャンセル待ち機能を有効にすることで、希望者の順番待ち受付が可能です。キャンセルが発生した場合、次の待機者に自動で通知が送られ、手続きなしで予約枠を埋めることができます。特に小児用ワクチンや季節性インフルエンザのピーク時に有効な仕組みです。
Q15. 接種間隔があるワクチンに自動フォローは可能ですか？
Answer：はい、初回接種後に設定した間隔で、2回目接種の案内メールを自動で送信することができます。たとえばコロナワクチンやB型肝炎ワクチンなどのように2回・3回の接種が必要なワクチンの場合、予約リマインドメール機能を活用すれば、来院タイミングを逃さず案内できます。接種間隔の適正化は、効果的な免疫獲得にも寄与します。
ワクチン接種には予約システムRESERVA
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい方、使用感を確かめてから導入したい方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や相談者管理、決済、集客を一元化するシステムで、ワクチン接種の運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、患者は24時間いつでも申し込みでき、運営者は営業時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
ワクチン接種業務における効率化と安全性の確保は、予約管理の仕組みに大きく依存しています。RESERVA（レゼルバ）を活用することで、予約枠の調整、無断キャンセル防止、接種間隔の自動管理、事前アンケート取得など、煩雑な業務を自動化し、現場の生産性を大きく向上させることができます。
実際にRESERVAを導入した中川ごうクリニックの中川剛様は、「予約の受付が24時間365日できるようになってたいへん便利になりました。また、電話予約からネット予約になったことで作業効率が良くなり、楽になりました。」と話し、クリニックの効率的な運営を実現しています。今後もワクチン接種のニーズは継続すると見込まれ、業務のDX化は不可欠です。ぜひRESERVAの活用をご検討ください。
