初診受付・再診受付の予約ページ設定例｜クリニックのWeb予約導入手順

クリニックの予約受付では、初診と再診で事前に把握する情報が異なります。初診では、症状、受診目的、持ち物、マイナ保険証・資格確認書や医療証などを確認します。再診では、診察券、前回受診後の変化、服薬状況、次回予約の希望などを受け取ります。

初診と再診を同じ予約メニューで受け付ける運用では、来院前に受け取る情報がそろわず、当日の聞き取りや診療前の確認項目が増えます。電話予約が中心の場合は、希望日時の調整、診療内容の聞き取り、予約台帳への記録を受付スタッフが個別に担うため、診療時間中の業務にも負荷がかかります。

本記事では、クリニックのWeb予約導入に向けて、初診・再診それぞれの予約ページ設定例を解説します。対象は、診療メニュー、予約枠、事前問診、リマインド通知、予約変更・キャンセル対応、RESERVA mdの無料登録後に行う基本設定です。

初診と再診で確認事項が異なる理由

初診受付では、患者様の基本情報、受診目的、症状、発症時期、服薬状況、アレルギー、紹介状の有無など、来院前に把握する情報が多くなります。受付時間や持ち物、マイナ保険証・資格確認書、受診対象となる診療内容など、初回来院時に案内する項目もあらかじめ明確にします。

再診受付では、前回受診後の経過、服薬状況、検査結果に関する相談、次回予約の変更など、継続受診に関わる内容が中心です。診察券番号や担当医、予約変更の期限なども含め、初診とは異なる受付条件を設定します。初診と再診を同じ予約メニューで受け付ける運用では、予約時に受け取る情報に不足が生じ、受付での追加確認や問診票の記入、診察前の聞き取りが増える要因となります。

初診・再診それぞれの予約ページを設定する際は、クリニックの電話対応を減らす予約システム運用を踏まえて現在電話で確認している内容を洗い出し、予約時に受け取る情報、来院前に案内する内容、受付で確認する項目に分けたうえで、診療メニューごとの受付フローに反映します。

予約ページ作成前の確認項目

Web予約へ移す診療メニュー

初診、再診、予防接種、健康診断、検査予約などから、Web予約の対象とするメニューを選定します。初診と再診では事前に受け取る情報が異なるため、予約メニューを分けた運用が基本です。

受付時間と予約枠

診療時間のうち、Web予約を受け付ける時間帯と1枠あたりの受付人数を定めます。初診では問診や受付確認に要する時間を踏まえ、再診とは別に所要時間や受付人数を設定します。診療開始直後や混雑する時間帯は受付人数を抑え、実際の診療体制に沿って調整します。

予約時に受け取る情報

初診では、症状、発症時期、紹介状の有無などを予約時に受け取ります。持ち物は予約ページやリマインド通知で案内します。再診では、診察券番号、前回受診後の変化、服薬状況、担当医の希望などが主な項目です。入力内容は増やしすぎず、来院前の確認に必要な情報へ絞ります。

予約ページに掲載する案内

予約ページには、診療時間、休診日、受付場所、持ち物、予約締切、キャンセル期限、体調不良時の連絡方法を掲載し、初診と再診で内容が異なる項目は予約メニューごとに分けて記載します。

院内の確認範囲

予約時に入力された情報については、受付、看護師、医師それぞれの確認担当をあらかじめ定めるのが基本です。来院前に扱う情報と当日対面で確認する内容を分け、受付で確認する範囲を明確にします。

確認項目	初診受付	再診受付	設定時のポイント
予約メニュー	初めて受診する患者様向け	通院中・受診歴がある患者様向け	確認項目に応じたメニューの区分
予約枠	問診・受付確認の時間を含めた設定	診療内容に応じた時間設定	所要時間・受付人数を踏まえた枠設定
入力項目	症状、受診目的、発症時期、持ち物	診察券番号、前回受診後の経過、服薬状況	来院前に確認する情報への限定
案内内容	マイナ保険証・資格確認書、医療証、紹介状、受付手順	診察券、予約変更方法、持ち物	予約完了メール・リマインド通知への反映
院内確認	基本情報・受診目的の確認	前回受診後の変化・予約内容の確認	担当者・確認タイミングの明確化

初診受付の予約ページ設定例

初診受付の予約ページには、対象となる診療内容、受付時間、持ち物、来院時の流れなどを掲載する構成が基本です。受診目的や症状は予約時の入力項目として設定し、来院前の確認に用います。

初診では、来院後に問診票の記入や受付確認が多くなるため、予約時に受け取る情報の範囲をあらかじめ定めます。すべての項目を入力対象にせず、受付前に把握する内容へ絞り、患者様の入力負担と院内の確認項目のバランスを取ります。

設定項目	初診受付での設定例	運用のポイント
予約メニュー名	初診受付、初めて受診する方の診療予約	再診と区別したメニュー名の設定
受付時間	午前・午後の初診受付枠	問診・受付確認の時間を含めた枠設定
予約時アンケート	受診目的、症状、発症時期、紹介状の有無	診療前に確認する項目の設定
持ち物案内	マイナ保険証・資格確認書、医療証、お薬手帳、紹介状	予約ページ・通知文での案内内容の統一
注意事項	発熱時の連絡方法、受付時間、キャンセル方法	電話で確認される内容の事前掲載

初診受付で来院前情報を受け取る際は、Web予約・事前問診で受付混雑を減らす方法を踏まえ、予約時に受け取る情報と当日確認する内容を分けます。受付前に必要な情報を明確にし、来院後の確認項目を絞ります。

再診受付の予約ページ設定例

再診受付は、継続受診を前提に予約ページを構成します。診察券番号、前回受診後の変化、服薬状況や薬に関する相談、検査結果の確認など、再診時に把握する内容を予約項目へ反映します。

定期受診や経過観察では、予約変更やキャンセルへの対応も想定します。変更方法や受付期限を予約ページと通知文に明記し、患者様が来院前に確認できる情報をそろえます。

設定項目	再診受付での設定例	運用のポイント
予約メニュー名	再診受付、通院中の方の診療予約	初診と区別したメニュー名の設定
受付時間	担当医ごとの時間帯、再診専用枠	定期受診の流れに沿った予約枠の設定
予約時アンケート	診察券番号、前回受診後の変化、服薬状況、相談内容	診療前に確認する情報への限定
変更・キャンセル	変更期限、キャンセル期限、連絡方法	電話対応を残す範囲の明記
通知内容	予約日時、受付時間、持ち物、注意事項	予約後に確認する情報の掲載

患者様の予約情報や入力内容は、患者管理・台帳で確認し、連絡先や来院前に受け取った情報を受付や診療前の確認へ引き継ぎます。

事前問診と通知による来院前確認

初診・再診の予約ページでは、予約時アンケートとリマインド通知を使い、来院前に受け取る情報と予約後に案内する内容を分けます。予約アンケートのカスタマイズでは、診療メニューに応じた入力項目を設定し、受付や診療前の確認に利用します。リマインド通知は、予約日時や持ち物、来院時の注意事項を再案内する役割です。

初診では、症状、発症時期、紹介状の有無などを予約時に受け取ります。持ち物は予約ページやリマインド通知で案内します。再診では、前回受診後の変化、服薬状況、検査結果に関する相談などが主な確認項目です。診断や医療行為に関わる判断は院内の確認手順に沿って行い、予約画面の入力項目は来院前に把握する範囲へ絞ります。

予約後の案内には、予約日時、受付時間、持ち物、予約変更・キャンセル方法、体調不良時の連絡方法などを含めます。予約リマインドメールを利用し、初診・再診それぞれの受付内容に応じた通知文を設定します。

• 予約日時と受付時間
• マイナ保険証・資格確認書、医療証、診察券、お薬手帳などの持ち物
• 初診時に必要な紹介状や検査結果資料
• 再診時に確認する前回受診後の変化
• 予約変更・キャンセルの方法
• 発熱や体調不良時の連絡方法
• 来院時の受付手順

初診と再診で案内内容を分け、予約時の入力項目と通知文をそろえると、患者様が来院前に確認する情報が明確になります。受付側も、予約内容をもとに当日の確認範囲を把握でき、診療前の対応へつなげられます。

予約システムで管理する受付業務

予約システムでは、初診受付、再診受付、予約時アンケート、患者様情報、リマインド通知、予約変更・キャンセルなどを予約情報とあわせて扱います。電話で聞き取った内容を別の台帳へ転記する運用と比べ、確認先を予約システム内に集約する形です。

• 初診・再診それぞれの予約メニュー
• 診療内容ごとの受付時間、予約締切、キャンセル期限
• 予約時アンケートによる来院前情報
• 予約完了メールによる受付時間・持ち物の案内
• リマインドメールによる予約日時・注意事項の再案内
• 患者様情報・予約内容の一覧
• 電話受付を残す業務とWeb予約へ移す業務の区分

予約前の案内、予約時の入力、予約後の通知を分け、初診・再診それぞれの診療内容に応じて情報の受け取り方と案内方法を設定します。

RESERVA mdによる初診・再診受付管理

RESERVA mdは、クリニック、診療所、病院、健診施設、ワクチン接種会場などの医療機関向け予約システムです。初診・再診の受付では、予約ページ、診療メニュー、予約枠、予約時アンケート、患者情報、リマインド通知などを予約情報とあわせて扱います。

クリニックでは、初診と再診で予約メニューを分ける運用が基本です。来院前に受け取る情報も診療内容によって異なり、初診では受診目的や症状、持ち物、再診では診察券番号や前回受診後の変化などが中心となります。必要な項目は、自院の受付フローに沿って各メニューへ反映します。

設定項目	初診・再診受付での活用例
予約ページ	診療メニュー、受付時間、休診日、持ち物、注意事項の掲載
予約メニュー	初診受付、再診受付、検査予約、予防接種などの区分設定
予約枠管理	初診・再診ごとの所要時間、受付人数、予約締切の設定
予約アンケート	症状、受診目的、診察券番号、前回受診後の変化などの事前確認
患者情報管理	予約内容、連絡先、予約時に入力された情報の確認
リマインドメール	予約日時、受付時間、持ち物、キャンセル方法の案内
予約変更・キャンセル	受付期限、変更方法、電話対応を残す範囲の明記

RESERVA mdの料金プランでは、プランごとの料金や機能の違いを確認できます。初診・再診受付で想定する予約件数や、通知、患者情報管理、予約時アンケートなど、自院で必要な機能を基準にプランを選定します。

無料登録後の基本設定

無料登録後は、初診・再診それぞれの予約ページを作成し、診療メニュー、予約枠、事前問診、リマインド通知などを自院の受付フローに沿って設定します。対象は一度に広げず、電話対応が多い診療メニューや受付ルールが明確な業務から運用を始めます。

• クリニック名、所在地、診療時間、休診日などの基本情報
• 初診受付・再診受付の予約メニュー
• 診療内容ごとの受付時間、所要時間、予約締切
• 症状、受診目的、診察券番号などの予約時アンケート項目
• 予約完了、リマインド、キャンセル時の通知内容
• 予約変更・キャンセルの受付期限
• 患者様情報・予約一覧の確認手順
• 電話受付を残す業務とWeb予約へ移す業務の区分

基本設定後は、予約画面を現在の受付台帳、問診票、電話対応メモと照らし合わせます。患者様への案内内容と院内で受け取る情報にずれがないかを確かめ、初診・再診それぞれの受付フローに応じて設定内容を調整します。

導入前の確認事項

予約システムの導入前には、初診・再診で受け取る情報、受付時間、予約変更・キャンセルの扱いを院内ルールと照らし合わせ、患者様への案内内容とスタッフの確認手順をそろえます。

初診・再診の受付範囲

初診・再診それぞれの受付条件をもとに、Web予約の対象範囲を決めます。初診では問診や持ち物、再診では診察券番号や担当医、予約変更の扱いなど確認内容が異なるため、電話受付を残す診療メニューも含めて受付方法を区分します。

所要時間を踏まえた予約枠

初診では問診や受付確認に要する時間を踏まえ、再診とは別に所要時間を設定します。診療時間、担当医、同時受付人数、混雑する時間帯をもとに、実際の診療体制に合う予約枠へ調整します。

予約時アンケートの項目

来院前に受け取る情報は、受付や診療前の確認に必要な内容へ絞ります。初診・再診で必要な情報が異なるため、共通項目と個別項目を分け、患者様の入力負担にも配慮して設定します。

患者様への通知内容

予約完了メールやリマインドメールには、予約日時、受付時間、持ち物、予約変更・キャンセル方法を掲載し、公式サイト、院内掲示、予約ページと案内内容をそろえます。

運用開始後の確認方法

運用開始後に確認する項目も、導入前に定めます。予約件数、電話件数、受付での質問、予約変更・キャンセルの内容を記録し、問い合わせが続く項目は、予約ページや通知文の見直し対象とします。

よくある質問

初診と再診は同じ予約ページで管理できますか？

初診受付と再診受付の予約メニューを分け、同じ予約ページ内で管理できます。確認項目、受付時間、持ち物などが異なるため、それぞれのメニューに応じた案内内容を設定します。

初診受付ではどの項目を確認しますか？

受診目的、症状、発症時期、服薬状況、アレルギー、紹介状の有無、持ち物などが主な項目です。予約時に受け取る内容は診療前に把握する範囲へ絞り、来院後に確認する項目と分けます。

再診受付では診察券番号を入力してもらえますか？

予約時アンケートに診察券番号の入力欄を設けられます。前回受診後の変化や相談内容も入力項目に加え、受付時に確認する情報をまとめます。

電話予約を残しながらWeb予約を使えますか？

電話受付を継続しながら、一部の診療メニューをWeb予約へ移す運用も可能です。個別確認が必要な診療は電話受付を残すなど、自院の患者層や受付体制に応じて対象範囲を分けます。

無料登録後は何から設定しますか？

予約ページ、初診・再診の予約メニュー、受付時間、予約時アンケート、リマインドメールなどを設定します。現在の受付台帳や問診票と照らし合わせ、受付ルールが明確なひとつのメニューから予約フローを確認します。

まとめ

初診と再診では、予約時に受け取る情報や来院前に案内する内容が異なります。Web予約を導入する際は、予約メニュー、受付時間、事前問診、持ち物、予約変更・キャンセル方法をそれぞれの受付フローに合わせ、電話受付として残す範囲もあわせて決めます。

RESERVA mdでは、初診・再診ごとの予約メニュー、予約時アンケート、リマインドメール、患者情報を予約情報とあわせて管理します。無料登録後は、現在の受付台帳や問診票をもとに対象とする診療メニューを設定し、実際の受付業務に沿って予約ページの内容を確認します。