面会予約・相談予約ページ作成例｜医療機関の来院前調整を効率化する方法

医療機関では、診療予約以外にも、病棟の面会、ご家族への説明、入退院に関する相談、オンライン相談など、来院前に調整が必要な予約があります。面会者の人数、来院時間、相談内容、担当者、場所などの事前確認が不足すると、当日の受付や案内に時間を要します。

電話で面会や相談の予約を受け付ける場合、希望日時の確認、担当部署への連絡、予約台帳への記録、変更・キャンセル対応など、複数の業務が発生します。受付スタッフが診療予約や会計対応と並行して調整するため、確認漏れや伝達の遅れにつながることもあります。

面会や相談の予約ページでは、診療予約とは異なる調整項目を扱います。面会人数や来院時間、相談内容、担当者、場所といった情報をどの段階で受け取るか、通知やオンライン相談をどう組み込むかを、実際の受付フローに沿って解説します。

面会・相談予約で来院前調整が必要な理由

面会予約や相談予約では、患者様本人以外のご家族や関係者が予約することがあります。予約者、面会者、相談者と患者様との関係を確認し、院内の担当部署や病棟、相談室、オンライン相談の実施可否などを調整します。

面会では、人数、時間帯、面会場所、持ち物、院内ルールなどの案内が必要です。相談予約では、相談内容、担当者、所要時間、事前に確認する資料、オンライン対応の有無などを確認します。予約時の情報が不足すると、当日の受付で追加確認が発生します。

電話中心の運用では、受付担当者が聞き取った内容を病棟や相談担当者へ共有します。予約変更やキャンセルが入った際は、予約表、担当者の予定、来院案内にも反映が必要となり、複数の連絡先や記録を更新する場面が生じます。

面会予約の運用を見直す際は、面会予約のお悩みをQ＆Aで解消！｜病院・介護施設の混雑防止と安全性を高める予約システム活用法も参考になります。予約者へ事前に伝える情報と、医療機関側が予約時に受け取る情報を分けて整理し、来院前の調整内容を明確にします。

予約ページ作成前の確認項目

予約の種類

面会予約、家族説明、入院前相談、退院調整相談、オンライン相談など、目的に応じた予約メニューの設定が必要です。異なる用途を同じメニューで受け付けると、入力項目や案内内容に不足が生じるため、それぞれの予約に必要な確認事項を設定します。

予約枠の設定

受付時間は、病棟の面会時間や相談室の利用状況、担当者の予定を踏まえて決めます。面会時間が限られている場合や、相談担当者が複数部署にまたがる場合は、院内の体制に合わせて受付人数や所要時間を調整します。

予約時に受け取る情報

予約者名、連絡先、患者様との関係、来院人数、相談内容、希望日時、来院方法などを確認します。相談内容を事前に受け取ると、担当者の割り当てや必要資料の準備に反映できます。入力項目は、来院前の調整に必要な内容へ絞ります。

予約ページに掲載する案内

予約ページには、受付場所や来院時間、持ち物、面会可能人数、相談時間、変更・キャンセル方法など、来院前に必要な情報をまとめます。電話で問い合わせの多い内容も掲載すれば、患者様やご家族が来院前に確認できます。

院内での共有方法

予約情報は、受付、病棟、相談担当者、医事課など、関係する部署で共有する必要があります。予約一覧を確認するタイミングや、変更・キャンセルが発生した際の連絡先を定め、担当者間の行き違いを防ぎます。

確認項目	主な内容	設定時のポイント
予約種類	面会、家族説明、入院前相談、退院調整相談、オンライン相談	目的に応じた予約メニューの区分
受付時間	面会時間、相談対応時間、担当者の予定	院内体制に合わせた予約枠の設定
予約者情報	氏名、連絡先、患者様との関係、来院人数	受付・担当部署で確認する情報の設定
相談内容	相談目的、希望する担当者、資料の有無	担当者の準備に必要な範囲への限定
案内内容	受付場所、持ち物、来院時刻、変更・キャンセル方法	予約ページ・通知文での案内内容の統一

面会予約の受付設定

面会予約ページには、面会可能な時間帯、人数、受付場所、院内ルールなど、来院前に必要な情報をまとめます。電話で問い合わせの多い内容も加えると、予約者が事前に必要事項を確認できます。

病棟ごとに面会時間が異なる場合は、予約メニューを分けます。面会人数の上限、1回あたりの時間、来院時の受付手順を記載し、予約時には患者様との関係や来院人数を確認します。

設定項目	面会予約での設定例	運用のポイント
予約メニュー名	病棟面会予約、家族面会予約	対象病棟や面会目的がわかる名称設定
予約枠	15分、30分、60分など	面会時間・入れ替え時間を踏まえた枠設定
受付人数	1枠あたりの面会組数、面会者数	待合スペース・病棟運用に応じた人数設定
予約時アンケート	患者様名、続柄、来院人数、連絡先	受付・病棟で確認する項目の設定
通知内容	受付場所、来院時刻、持ち物、注意事項	面会前に案内する内容の設定

面会予約ページを作成する際は、病棟ごとの面会時間、受付人数、変更・キャンセル方法など、現在の院内ルールを整理し、予約ページの設定項目へ反映します。

相談予約の受付方法

相談予約では、相談内容、担当者、来院・オンラインの実施方法などを事前に確認します。入院前相談、退院調整、家族説明、オンライン相談など、目的に応じて所要時間や担当部署も異なります。

予約時に相談内容を受け取ると、担当者は必要な資料や確認事項を事前に把握できます。来院型の相談では受付場所や持ち物を案内し、オンライン相談では接続方法や開始時刻を通知文へ記載します。

相談メニュー例	予約時に確認する項目	案内する内容
入院前相談	相談者名、患者様との関係、相談内容	受付場所、持ち物、所要時間
退院調整相談	希望日時、参加者、相談したい内容	担当部署、来院時間、資料の有無
家族説明	参加人数、代表者連絡先、希望時間帯	集合場所、開始時刻、変更方法
オンライン相談	相談内容、参加者、メールアドレス	接続方法、開始時刻、事前準備
地域連携相談	所属機関、担当者名、相談概要	連絡先、必要資料、対応部署

オンラインで面会や相談を受け付ける場合は、Zoom連携を利用し、オンライン相談の予約メニューと接続案内を組み合わせて運用します。

予約時アンケート・リマインド通知の活用

面会予約・相談予約では、予約者名、患者様との関係、来院人数、相談内容、希望する担当者、必要資料の有無など、来院前の調整に必要な情報を予約時アンケートで受け取ります。受付や担当部署が事前に確認したい内容を整理し、予約時に回答してもらう項目へ反映します。

項目を増やしすぎると予約者の負担になるため、事前に把握する情報と、当日に対面で確認する内容は分けて考えます。予約アンケートのカスタマイズを使い、面会予約では来院人数や患者様との関係、相談予約では相談内容や参加者情報など、来院前の調整に必要な内容へ絞ります。

予約後は、予約リマインドメールを利用し、予約日時、受付場所、持ち物、変更・キャンセル方法などを再案内します。オンライン相談の場合は、接続方法や開始時刻、事前準備も通知内容に含めます。

• 予約日時と受付時間
• 受付場所、病棟、相談室、オンライン接続方法
• 予約者名、患者様との関係、来院人数
• 持ち物、必要資料、事前に確認する事項
• 変更・キャンセルの期限と連絡方法
• 当日の来院手順、相談開始までの流れ

予約時に受け取る情報と予約後に伝える内容を分けると、院内で確認する事項と予約者への案内が明確になります。面会・相談の種類ごとに必要な項目を設定し、来院前の調整から当日の受付まで一連の流れとして管理します。

予約システムによる来院前調整

予約システムを導入すると、面会・相談予約に必要な情報をひとつの受付フローにまとめられます。電話で聞き取った内容を別の台帳へ転記する運用と比べ、受付と担当部署が同じ予約情報を確認できる点が特徴です。

• 面会予約、家族説明、相談予約の予約メニュー
• 病棟・担当部署ごとの受付時間、所要時間
• 予約時アンケートによる来院前情報
• 予約完了メールによる受付場所・持ち物の案内
• リマインドメールによる予約日時・注意事項の再案内
• 予約者情報・予約内容の一覧
• 変更・キャンセル方法の案内

医療機関の受付業務全体を見直す際は、電話対応や窓口での確認が集中している業務を整理し、面会予約や相談予約も対象を分けながら段階的に見直します。

RESERVA mdを使った面会・相談予約の運用

RESERVA mdは、クリニック、診療所、病院、健診施設、ワクチン接種会場などの医療機関向け予約システムです。面会予約・相談予約では、予約ページ、予約メニュー、予約時アンケート、予約者情報、リマインド通知、オンライン相談などを予約情報とあわせて扱います。

病棟面会、家族説明、入院前相談、退院調整相談、オンライン相談など、目的ごとに予約メニューを分けます。予約時に来院人数や相談内容を受け取り、予約後は受付場所や持ち物を案内する流れです。面会・相談ごとに必要な情報を分け、来院前の調整内容を予約ページへ反映します。

設定項目	面会予約・相談予約での活用例
予約ページ	面会時間、相談メニュー、受付場所、持ち物、注意事項の掲載
予約メニュー	病棟面会、家族説明、入院前相談、オンライン相談などの区分設定
予約枠管理	病棟、相談室、担当者、時間帯ごとの受付枠設定
予約アンケート	患者様との関係、来院人数、相談内容、必要資料などの事前確認
患者情報管理	予約内容、連絡先、予約時に入力された情報の確認
リマインドメール	予約日時、受付場所、持ち物、変更・キャンセル方法の案内
Zoom連携	オンライン面会・オンライン相談の実施方法としての活用

プランごとの料金や機能は、RESERVA mdの料金プランに掲載されています。面会・相談予約で想定する予約件数、通知、予約時アンケート、オンライン対応の範囲をもとに、自院の運用に合うプランを選びます。

無料登録後の基本設定

無料登録後は、面会予約・相談予約ページを作成し、予約メニュー、受付時間、予約時アンケート、リマインド通知などを実際の運用に沿って設定します。対象は一度に広げず、電話での調整が多い予約や受付条件が明確なメニューから運用を始めます。

• 医療機関名、所在地、受付時間、面会時間などの基本情報
• 病棟面会、家族説明、相談予約、オンライン相談などの予約メニュー
• メニューごとの受付時間、所要時間、予約締切、キャンセル期限
• 予約者名、患者様との関係、来院人数、相談内容などの予約時アンケート
• 受付場所、持ち物、来院時刻、変更・キャンセル方法の案内
• 予約完了、リマインド、キャンセル時の通知内容
• 予約一覧や患者様情報の確認手順
• オンライン相談を扱う際の接続案内と担当者確認

基本設定後は、予約画面を現在の受付台帳、面会ルール、相談受付表、電話対応メモと照らし合わせます。予約者への案内内容と院内で確認する情報にずれがないかを確かめ、来院前調整の流れに沿って設定内容を整えます。

導入前の確認事項

予約システムを導入する前に、面会予約・相談予約で扱う目的、受付時間、担当部署、入力項目、通知内容を確認します。来院前調整の範囲があいまいなまま予約ページを作成すると、電話確認や院内共有の手間が残ります。

運用を始める予約の範囲

すべての面会・相談予約を一度に切り替えるのではなく、受付条件が明確なメニューから運用を始めます。病棟面会や家族説明など、対象者や受付時間があらかじめ定まっている予約から試し、院内の流れを確認しながら対象を広げます。

院内体制とのすり合わせ

面会人数や1枠あたりの組数は、病棟の運用や待合スペース、担当者の配置と照らし合わせて確認します。予約ページ上の受付数と、実際に対応できる人数に差が出ないよう調整します。

担当部署と確認フロー

相談予約は、内容に応じて担当部署や確認者が変わります。予約情報を誰が確認し、必要に応じてどの部署へ引き継ぐか、院内の流れを整理します。

変更・キャンセル時の対応

予約変更やキャンセルが発生した際は、予約ページの更新に加え、担当部署への共有が必要になる場合があります。連絡方法や確認手順を決め、院内対応とのずれを防ぎます。

個人情報の管理と共有範囲

面会予約や相談予約では、患者様名、連絡先、相談内容などの個人情報を扱います。予約情報を確認できる担当者や管理権限を整理し、院内で共有する範囲も明確にする必要があります。

よくある質問

面会予約と相談予約は同じ予約ページで管理できますか？

同じ予約ページ内で、面会予約と相談予約のメニューを分けて管理できます。受付時間、入力項目、案内内容が異なるため、予約目的に応じてそれぞれのメニューを設定します。

面会者の人数や患者様との関係は予約時に確認できますか？

予約時アンケートに、来院人数、患者様との関係、代表者の連絡先などの入力項目を設定できます。入力項目は、病棟や受付担当者が来院前に把握する内容へ絞ります。

オンライン面会やオンライン相談にも対応できますか？

Zoom連携を利用し、オンライン面会やオンライン相談の予約メニューを設定できます。接続方法、開始時刻、事前準備は、予約完了メールやリマインド通知で案内します。

予約変更やキャンセルはどのように案内しますか？

変更期限、キャンセル期限、連絡方法を予約ページや通知文に掲載します。担当部署への共有が必要な予約については、変更後の確認手順も院内で定めます。

無料登録後は何から設定しますか？

無料登録後は、予約ページを作成し、面会予約・相談予約のメニュー、受付時間、予約時アンケート、リマインドメールなどを順に設定します。最初は受付条件が明確なひとつのメニューから始め、現在の受付台帳や面会ルールと照らし合わせながら来院前調整の流れを確認します。

まとめ

面会予約・相談予約では、来院目的や人数、受付時間、担当部署など、診療予約とは異なる情報を事前に整理する必要があります。予約時に確認する内容と、来院前に案内する内容を分け、受付から担当者への引き継ぎまでの流れを整えます。

予約後の案内や変更・キャンセル対応も含め、面会や相談の種類ごとに受付方法を整理することが重要です。院内で共有する情報や確認のタイミングまで統一すれば、担当部署ごとの対応差を抑え、継続的に運用できる体制につながります。