病院やクリニックにおいて、診察や検査の予約をする機会は数多く存在します。その際に活躍するのが、診療予約システムです。
近年、インターネット環境の普及およびスマートフォンの利用拡大を背景に、予約システムを導入する医療機関が増加しています。このシステムの導入は、患者にとって利便性を向上させるだけでなく、クリニックの業務効率化を進められることから、今後さらなる普及が見込まれます。しかし、導入に際して費用がかかることに加え、導入後にはトラブルの発生も考えられます。
本記事では、診療予約システム導入のメリットやそれにかかる費用、注意点などを、わかりやすく解説します。さらに、導入におすすめな予約システムRESERVAも紹介しますので、予約システム導入を考えている医療機関の担当者の方は、是非参考にしてみてください。
予約システム導入のメリット
診療予約システムを導入するメリットは、複数あります。以下では、主なメリットを4つ紹介します。
1.予約受付業務の負担軽減
予約システムを導入していない場合、電話での予約受付が基本となります。そのため、受付担当者は、業務を何度も中断して電話対応をしなければならなかったり、電話が通話中の場合、患者はつながるまで何度もかけ直さなければならなかったりと、非効率です。予約システムを導入することで、そういった負担を減らし、効率的に予約の受付ができるようになります。
2.予約管理のペーパーレス化かつ人為的ミスの削減
従来は、電話で受け付けた予約をカレンダーなどの紙媒体に書き込んで管理する方法が一般的でした。しかしその場合、聞き間違いや書き間違いによる予約ミスが起こる可能性があり、紙媒体は大きさが決まっているため、予約が増えれば記載できなくなるなどの不便が生じます。システムを活用し予約管理を自動化することで、人為的ミスを削減し、スムーズに予約管理が行えるようになります。
3.混雑時間帯の把握と緩和が可能に
予約システムを導入することで、スタッフ間で患者の来院情報を共有・分析できるようになります。それによって、混雑する時間帯や曜日の把握が可能になり、予約枠の拡大・縮小、自院のホームページなどで患者に対して混雑時間帯に関するお知らせを掲示できるため、スタッフの負担軽減や、患者の待ち時間縮小につながります。
4.新規患者の獲得や既存患者の予約効率化
新規患者の中には、電話で診療予約を行うことが苦手な人も一定数おり、そうした人はオンラインで予約が可能な別の病院やクリニックを選ぶ可能性があります。既存の患者についても、次回予約が電話受付のみの場合、電話がつながらないことや単純に面倒に感じるといった理由で、再来院意欲が下がることが考えられます。予約システムを導入することで、オンラインでいつでもどこでも予約が可能になり、そうした課題を解消できます。
診療予約システムにかかる費用と注意点
利用するメリットが大きい診療予約システムですが、その導入・維持には費用がかかります。例えば、アカウント作成などの初期費用、ランニングコストである月額または年額費用です。そのため、診療予約システムを導入する前に、自院の業務効率化に必要な機能の確認、複数のシステムの値段や機能を比較することも大切です。
また、診療予約システムを利用する患者の中には、デジタルツールに不慣れな高齢者が多数存在します。そのため、サポート体制を事前に構築しておく必要があります。例えば、予約システムの使い方ガイドパンフレットを作成する、患者が来院した際に直接使い方を教える、電話での予約方法も残しておく、などです。電話での予約方法を残しておくことは、予約システムが万が一使えなくなった際にも自院の運営を止めずに済むため、有効な手段です。
診療予約システムなら、RESERVA
画像引用元：RESERVAmd公式サイト
現在多数の診療予約システムがありますが、医療機関が効率的にDXを促進するためには、実際に導入事例もあるRESERVAをおすすめします。RESERVAは、35万社が導入、700以上の医療機関も導入したという実績がある国内No.1予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、医療機関の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる病院、クリニックにもおすすめです。
予約システムの機能は、来院や面会などの予約管理にとどまらず、決済から患者管理、さらにスタッフやリソースの調整に至るまで自動化するなど、多岐にわたります。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、予約だけでなく業務全体のプロセスがより効率的に進められ、来院者にとってもわかりやすく使いやすい環境が提供されます。
また、当システムはISMS認証（ISO 27001）、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO 27017）を取得しています。
ISO規格とは
ISOとは、スイスのジュネーブに本部を置く非政府機関International Organization for Standardization（国際標準化機構）の略称です。ISOの主な活動は国際的に通用する規格を制定することであり、ISOが制定した規格をISO規格といいます。ISO規格は、国際的な取引をスムーズにするために、何らかの製品やサービスに関して「世界中で同じ品質、同じレベルのものを提供できるようにしましょう」という国際的な基準であり、制定や改訂は日本を含む世界165ヵ国（2014年現在）の参加国の投票によって決まります。
引用元：JQA（一般社団法人日本品質保証機構）「ISOの基礎知識」
・ISO/IEC 27001
ISO/IEC 27001は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する規格で、情報の機密性・完全性・可用性の3つをバランスよくマネジメントし、情報を有効活用し安全に管理する仕組みを示しています。
・ISO/IEC 27017
ISO/IEC 27017（以下：ISO 27017）は、情報セキュリティ全体の規格であるISO27001を強化する、クラウドサービスに関する情報セキュリティ管理のガイドライン規格です。
この2つの認証があることで、クラウドサービスにまで対応している情報セキュリティの管理体制を構築でき、安全性の高いシステムであることが判断できます。
RESERVA導入の流れ
RESERVAでは、最短3分で予約サイトの作成が可能です。ここでは、予約システム作成の流れを紹介します。
RESERVAで予約サイトを開設
画像引用元：RESERVA「ビジネスID登録」
まずは、以下サイトからビジネス情報登録を行います。メールアドレスとパスワードを入力し、利用規約と個人情報の取り扱いを確認の上「仮登録メールを送信」ボタンをクリックします。登録したメールアドレスに届いた仮登録メール内のURLをクリックし、氏名や電話番号などのアカウント情報を入力します。その際、登録情報内にある「RESERVAコード」は予約サイトURLにも使用され、一度登録すると変更ができないので注意してください。
RESERVA登録マニュアルはこちら：RESERVAビジネスIDのアカウントを登録する
くわしいアカウント作成方法は、動画でも解説しています。
RESERVA予約システムでは、以下の6つから、事業に最適なタイプで予約サイトを作成できます。
・サービス提供タイプ（スタッフ指名あり）
・サービス提供タイプ（スタッフ指名なし）
・施設予約タイプ
・宿泊施設タイプ
・スクール・アクティビティタイプ
・イベント・セミナータイプ
それぞれのタイプ別に必要な機能やフォーマットがあるため、クリニックのニーズに合った予約サイトの作成が可能です。病院やクリニックの場合、来院予約は「サービス提供タイプ」がおすすめです。
サイトの中身の作成方法は、以下の動画にて詳しく紹介しているので、こちらを参照して作成することがおすすめです。
・サービス提供タイプの方向け動画はこちら：スタッフ指名あり/スタッフ指名なし
・イベント・セミナータイプの方向け動画はこちら
登録の前後でご不明点や疑問点などがある際は、以下のサポートサービスをご利用ください。
・メールでのご相談をご希望の場合→お問い合わせ
・コンサルティング部門とのZoomでのご相談をご希望の場合（1回30分、無料）→RESERVA個別相談
・導入後に操作方法を学びたい場合（1回20分～40分、無料）→RESERVAセミナー
まとめ
予約システムは、無料のプランでも多機能・高性能サービスなシステムも多く、登録数も非常に伸びています。新型コロナウイルスの流行以降、多方面でオンライン化が進んでおり、中でも予約業務のオンライン化は必須です。
当社が提供している「RESERVA」は、誰にとってもわかりやすく操作のしやすいデザインで、クリニックにおけるさまざまな予約に対応しているサービスです。使いやすさは当然のこと、予約リマインドやLINE予約など、多種多様な機能で、予約管理を効率化します。
実際の運用にかかる準備や導入後サポートも充実しています。ぜひ予約システムを検討中のクリニックは本記事を参考にしてください。
