クリニックの予約システムとは、インターネットや専用アプリケーションを利用して診療予約やその管理を効率化するためのシステムです。インターネット環境が整備されていれば、患者はパソコンやスマートフォンを用いてかんたんに予約手続きを行うことができます。
近年、インターネット環境の普及およびスマートフォンの利用拡大を背景に、クリニックで予約システムを導入する医療機関が増加しています。このシステムの導入は、患者にとって利便性を向上させるだけでなく、クリニックの業務効率化を進められることから、今後さらなる普及が見込まれます。
そこで本記事では、クリニック予約システムの導入するメリットや選ぶときのポイントを詳しく解説します。予約システム導入を考えているクリニックは是非参考にしてみてください。
クリニックに予約システムを導入するメリット
クリニックに予約システムを導入することは、多くのメリットをもたらします。
予約業務の効率化
医療事務の効率化には、予約業務の大幅な削減が重要です。一般企業の賃上げによる他業種への流出や、クリニック特有の長い昼休みや夕方業務が家庭との両立を難しくしていること、さらには医療需要増大による求人数の拡大などが、医療事務として働く人が少なくなっている主な原因です。また、他業種と比較して採用時の給与や福利厚生の競争力が低い点も課題です。
こうした状況を改善するため、予約システムを導入することで、電話やメール対応にかかる人員を削減できます。システム上でかんたんに予約が進むため、スタッフの負担が軽減され、他の業務に集中できる時間が増えます。
患者体験の向上
予約システムを導入すると、24時間いつでも予約が可能になり、忙しい人でもかんたんに利用できます。さらに、予約日時をオンラインで確認できるため、患者の安心感が高まります。クリニック側でも、自動でリマインドメールを送信できるため、患者の予約忘れを防ぎやすくなる点も利点です。
集客など予約以外の場面でのメリット
予約システムは予約業務だけでなく、患者の集中を防ぎ、診療効率を向上させるメリットもあります。当日の受診予定人数を事前に把握できるため、効率的な人員配置が可能になり、繁忙期でもスムーズな対応が可能です。また、診察時間の見通しが立てやすくなることで、クリニック全体の運営がよりスムーズになります。
予約システム導入の際の選定ポイント
クリニックへの予約システム導入には多くのメリットがあります。そこで、導入を検討している方に向けて、予約システムを選ぶ際に注目すべきポイントを3つご紹介します。
サービスの価格妥当性と操作性の確認
予約システムは、一度導入すると継続的な利用が前提となるため、運用コストを考慮して過度に高額なサービスは避けるべきです。もし、有料プランを契約する場合は、無料プランやトライアルがあるサービスを活用して操作性を十分に確認し、自社に適したシステムであるか見極めることが重要です。「IT導入補助金2024」に選ばれたツールだと、導入時に国から補助を受けつつ、効率化を進められます。
■IT導入補助金とは
中小企業・小規模事業者が自社の課題やニーズに合ったITツールを導入する経費の一部を補助することで、業務効率化・売上アップをサポートするものです。自社の置かれた環境から強み・弱みを認識、分析し、把握した経営課題や需要に合ったITツールを導入することで、業務効率化・売上アップといった経営力の向上・強化を図ってもらうことを目的としています。
また、予約画面は顧客が直接操作するため、デザイン性が優れているだけでなく、誰でも直感的に操作できる使いやすさが重要です。また、導入後に「設定が分からない」「うまく操作できない」といった問題が発生する可能性もあるため、充実したサポート体制が整っているかを事前に確認しておくと、運用後の安心につながります。
予約システム導入当初は、基本的な使い方の習得に集中することが一般的ですが、運用が安定してくると、新たなニーズや課題が浮上する場合もあります。そのため、長期的な利用を見据え、機能が豊富で柔軟性のあるシステムを選ぶことで、継続的に満足した運用が可能になります。
セキュリティは万全か
予約管理システムを導入することで、電話やメールで行っていた予約管理を、オンライン上で一元管理でき、効率化を実現可能です。しかし、予約管理においては患者の個人情報を取り扱うため、万全なセキュリティ体制が必要です。
独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が行っている「情報セキュリティの10大脅威 2024」においても、「インターネット上のサービスからの個人情報の窃取」が取り上げられています。そのため、国際的な規格や認証、国が認定している情報セキュリティが強固なサービスの選定が求められます。
見やすく使いやすいデザイン
クリニックの予約受付は、老若男女問わず多くの人の利用が考えられます。そのため、どの世代にとってもシンプルでかつ見やすいデザインで、初めて利用する方も安心して利用できるサービスが大切です。また、シンプルで見やすいデザインは、クリニック側としてもかんたんにこなれた予約サイトを作成できるメリットがあります。予約サイト内の文言やカラーの選択、トップ画像・ロゴの挿入などをすることで、当院オリジナルな予約サイトを作成できます。
クリニックに予約システムを導入する際の注意点
ここまで予約システムのメリットや導入する時の選定ポイントを確認しました。しかし、予約システムの導入にも注意するべき点があります。
操作に慣れるまでの対応
予約管理業務を削減し、業務効率化のために導入する予約システムでも、導入した直後は何かとトラブルが続くため、慣れるまでは手間がかかってしまいます。少しでも早く慣れて、導入後はスムーズに使いたい方は、無料のお試し期間などで予約サイトを試しに触ることをおすすめします。また、慣れるまでは、万が一を考えてすぐ電話やメールなどの予約に切り替えるアナウンスを適切にできる予約システムだと大変便利です。
システムに慣れない患者への対応
患者には年配者で、予約システムでの予約など、デジタル環境に慣れない患者もいると考えられます。そのため、予約システムだけでの予約受付は禁物です。従来の予約方法である、窓口予約や電話、メールなどの予約方法も残しておくことを推奨します。そのため、予約システムを選定するときは、予約システムと電話やメールなどの直接予約のハイブリットが可能なシステムを選択し、双方で予約受付できる体制が求められます。
医療業界でも導入実績多数！予約システムRESERVA
クリニックがDXを推進するにあたって、まず最初に取り組むべきなのが予約システムの導入です。予約システムの機能は、来院や面会、セミナーの予約管理にとどまらず、決済から顧客管理、さらにスタッフやリソースの調整に至るまで自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、予約だけでなく業務全体のプロセスがより効率的に進められ、来院者にとってもわかりやすく使いやすい環境が提供されます。
現在多数の予約システムがありますが、医療機関が効率的にDXを促進するためには、実際に導入事例もあるRESERVAをおすすめします。RESERVAは、30万社が導入、700以上の医療機関も導入したという実績がある国内No.1予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、医療機関の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる病院、クリニックにもおすすめです。
RESERVAは、「IT導入補助金2024」に選ばれたツールで、これにより申請条件を満たしたクリニックは、補助金制度を活用し通常よりも少ない負担金額で予約システムの導入が可能となります。
くわしくはこちら：RESERVA予約が「IT導入補助金2024」対象ツールに認定されました
また、当システムはISMS認証（ISO 27001）、ISMSクラウドセキュリティ認証（ISO 27017）を取得しています。
ISO規格とは
ISOとは、スイスのジュネーブに本部を置く非政府機関International Organization for Standardization（国際標準化機構）の略称です。ISOの主な活動は国際的に通用する規格を制定することであり、ISOが制定した規格をISO規格といいます。ISO規格は、国際的な取引をスムーズにするために、何らかの製品やサービスに関して「世界中で同じ品質、同じレベルのものを提供できるようにしましょう」という国際的な基準であり、制定や改訂は日本を含む世界165ヵ国（2014年現在）の参加国の投票によって決まります。
引用元：JQA（一般社団法人日本品質保証機構）「ISOの基礎知識」
・ISO/IEC 27001
ISO/IEC 27001は、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）に関する規格で、情報の機密性・完全性・可用性の3つをバランスよくマネジメントし、情報を有効活用し安全に管理する仕組みを示しています。
・ISO/IEC 27017
ISO/IEC 27017（以下：ISO 27017）は、情報セキュリティ全体の規格であるISO27001を強化する、クラウドサービスに関する情報セキュリティ管理のガイドライン規格です。
この2つの認証があることで、クラウドサービスにまで対応している情報セキュリティの管理体制を構築でき、安全性の高いシステムであることが判断できます。
RESERVA導入の流れ
RESERVAでは、最短3分で予約サイトの作成が可能です。ここでは、予約システム作成の流れを紹介します。
RESERVAで予約サイトを開設
画像引用元：RESERVA「ビジネスID登録」
まずは、以下サイトからビジネス情報登録を行います。メールアドレスとパスワードを入力し、利用規約と個人情報の取り扱いを確認の上「仮登録メールを送信」ボタンをクリックします。登録したメールアドレスに届いた仮登録メール内のURLをクリックし、氏名や電話番号などのアカウント情報を入力します。その際、登録情報内にある、「RESERVAコード」は予約サイトURLにも使用され、一度登録すると変更ができないので注意してください。
RESERVA登録マニュアルはこちら：RESERVAビジネスIDのアカウントを登録する
くわしいアカウント作成方法は、動画でも解説しています。
RESERVA予約システムでは、以下の6つから、事業に最適なタイプで予約サイトを作成できます。
・サービス提供タイプ（スタッフ指名あり）
・サービス提供タイプ（スタッフ指名なし）
・施設予約タイプ
・宿泊施設タイプ
・スクール・アクティビティタイプ
・イベント・セミナータイプ
それぞれのタイプ別に必要な機能やフォーマットがあるため、クリニックのニーズに合った予約サイトの作成が可能です。クリニックの場合、来院予約は「サービス提供タイプ」、セミナー予約の場合は「イベント・セミナータイプ」がおすすめです。
サイトの中身の作成方法は、以下の動画にて詳しく紹介しているので、ぜひこちらを参照して作成することがおすすめです。
登録の前後でご不明点や疑問点などがある際は、以下のサポートサービスをご利用ください。
・メールでのご相談をご希望の場合→お問い合わせ
・コンサルティング部門とのZoomでのご相談をご希望の場合（1回30分、無料）→RESERVA個別相談
・導入後に操作方法を学びたい場合（1回20分～40分、無料→RESERVAセミナー
まとめ
予約システムは無料でも多機能・高性能サービスも登場しており、登録数も非常に伸びています。新型コロナの影響もあり、多方面でオンライン化が進んでおり、中でも予約業務のオンライン化は必須です。
当社が提供している「RESERVA」は、誰にとってもわかりやすい操作のしやすいデザインで、クリニックにおけるさまざまな予約に対応しているサービスです。使いやすさは当然のこと、予約リマインドやLINE予約、Zoom連携など多種多様な機能で、予約管理を効率化します。
実際の運用にかかる準備や導入後サポートも充実しています。ぜひ予約システムを検討中のクリニックは本記事を参考にしてください。
