産後ショートステイとは
産後ショートステイとは、出産後の女性と乳児が、助産院や産院などの施設に1日から数週間程度宿泊し、助産師によるケアを受けられる支援サービスです。産後ショートステイは、母子が一緒に施設に滞在し、授乳や育児、母体の回復などについて助産師のサポートを受ける点が特徴で、乳児のみを預けるベビーシッターとは異なります。
産後ショートステイにおける課題
予約管理業務の煩雑さ
一定数の職員がいる医療機関に比べ、助産院はスタッフの数も少なく、安定した母子サポートの体制を整えることは容易ではありません。そうした状況の中、電話や紙で利用予約を受け付けて管理をする場合、煩雑な事務作業に時間を取られるため、利用者のケアに集中できない可能性があります。
利用者データの活用不足
手動での予約管理の場合、利用者の状況や、どのサービスの利用者が多いのかといったデータを利活用できません。助産院の利用者には、精神疾患を含む持病や家族との関係性など、複雑な事情を抱えている女性も多く存在します。そうした利用者への適切な援助のためには、初回のヒアリング内容や前回利用時の状況などを適切に管理・保管し、サービスに活かす必要があります。
急なキャンセル時の空き枠管理
産後間もない母親は、十分に体力が回復しないまま乳児の世話を行うため、体調を崩して急なキャンセルを余儀なくされる場合があります。その際、予約先の助産院に電話をかけてやり取りをすることは母親にとって負担となり、助産院側も、キャンセルが出るたびに空き枠を手動で管理する必要が発生します。
予約システムを導入するメリット
予約受付業務の負担軽減
予約システムを導入していない場合、電話や紙での予約受付が基本となります。そのため、受付担当者は、業務を何度も中断して電話対応をしなければならなかったり、電話が通話中の場合、利用者はつながるまで何度もかけ直さなければならなかったりと、非効率です。出産前に紙で予約を申し込む場合も、利用者は記入の手間がかかり、助産院側も多くの紙を管理する必要があります。
予約システムを導入することで、助産院側と利用者側双方の負担を減らし、効率的に予約の受付ができるようになります。
予約管理のペーパーレス化かつ人為的ミスの削減
従来は、電話や紙で受け付けた予約を、カレンダーなどの紙媒体に書き込んで管理する方法が一般的でした。しかしその場合、聞き間違いや書き間違いによる予約ミスが起こる可能性があり、紙媒体は大きさが決まっているため、予約が増えれば記載できなくなるなどの不便が生じます。
予約システムを活用し予約管理を自動化することで、人為的ミスを削減し、スムーズに予約管理が行えるようになります。
新規利用者の獲得や既存利用者の予約効率化
新規利用者の中には、電話で予約を行うことが苦手な人も一定数おり、そうした人はオンラインで予約が可能な別の助産院を選ぶ可能性があります。既存の利用者についても、次回予約が電話受付のみの場合、電話がつながらないことや単純に面倒に感じるといった理由で、再来院意欲が下がることが考えられます。
予約システムを導入することで、オンラインでいつでもどこでも予約が可能になり、そうした課題を解消できます。
産後のショートステイ予約ならRESERVA
産後ショートステイの運営を効率化するにあたって、誰でも手軽に始められるのが予約システムの導入です。予約システムの機能は予約管理にとどまらず、予約者情報の管理と蓄積、スタッフやリソースの調整に至るまで自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、助産院や医療機関の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、利用者にとってもわかりやすく使いやすい環境が提供されます。
現在は多数の予約システムが存在しますが、助産院をはじめとする施設が効率的に産後ショートステイを実施するためには、実際に導入事例もあるRESERVAがおすすめです。RESERVAは、35万社が利用、700以上の医療機関が導入したという実績がある国内トップシェアクラスの予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、助産院・医療機関の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる助産院にもおすすめです。
まとめ
産後ショートステイは、出産直後の母親を心身ともにサポートし、育児技術の習得や悩みごとの相談なども行う大切なサービスです。予約システムの導入によって、助産院側の業務効率化が図れるほか、利便性が向上するため産後の母親にとっても負担が減少し、満足度アップにつながります。
本記事が、産後ショートステイの予約受付業務を効率化したいと考えている助産院の方のお役に立てば幸いです。
