医療機関でスタッフ・担当医別に予約枠を設定する場合は、院全体の診療時間だけでなく、担当者ごとの勤務時間、対応できる診療内容、所要時間、同時間帯の受付数を分けて整理することが重要です。予約システムを活用すると、担当医の勤務予定に合わせて予約可能な時間帯を設定し、実際の診療体制に近い予約枠をWeb上に反映できます。
クリニックや診療所では、院全体の診療時間と、医師・スタッフそれぞれの勤務時間が一致するとは限りません。曜日によって担当医が変わる、午前と午後で担当者が異なる、診療内容によって必要な所要時間が変わるといった条件を整理せずに予約枠を作ると、実際の診療体制とWeb上の空き枠にずれが生じやすくなります。
この記事では、医療機関がスタッフ・担当医別に予約枠を設計する際の考え方と、診療時間や勤務予定を予約ページへ反映する方法を解説します。あわせて、医療機関向け予約システムを選ぶ際の確認ポイントや、RESERVAで担当者別の予約受付を行う方法、無料登録後に確認できる項目まで紹介します。
この記事でわかること
・院全体の診療時間と担当医別の勤務時間を分けて整理する方法
・診療内容・所要時間・担当者をもとに予約枠を設計する考え方
・医療機関向け予約システムを選ぶ際の確認ポイント
・RESERVAで担当者の勤務予定を予約枠へ反映する方法
・無料登録後に予約ページの基本設定を確認する流れ
スタッフ・担当医別の予約枠設定が課題になる理由
院全体の診療時間と担当医の勤務時間が異なる
医療機関の診療時間が平日9時から18時であっても、すべての医師やスタッフが同じ時間帯に勤務するとは限りません。たとえば、担当医Aは月・水の午前、担当医Bは火・木の午後のみ診療するといった体制では、院全体の診療時間だけをもとに予約枠を作ると、担当者が不在の時間にも予約を受け付ける可能性があります。
そのため、予約枠を設計する際は、院全体の受付時間と担当者ごとの勤務時間を分けて整理することが重要です。
診療内容によって所要時間と対応できる担当者が変わる
初診、再診、検査、処置、予防接種などでは、予約1件あたりの所要時間や対応できる担当者が異なります。15分程度の再診枠と、問診や説明を含む初診枠を同じ設定にすると、予約数と実際の対応時間が合わなくなる場合があります。
診療科や診療内容ごとの受付設計は、診療科別のWeb予約ページ作成例も参考になります。診療メニューごとに、所要時間、受付人数、担当者、案内内容を整理すると、予約枠を設計しやすくなります。
勤務変更や休診情報の反映先が増えやすい
担当医の勤務変更や臨時休診が発生した際、紙の予約表、院内共有表、Web予約ページなどを別々に管理していると、更新漏れが起きやすくなります。予約システムを使う場合も、どの情報を基準に予約枠を更新するかを決め、担当者の勤務予定と予約受付条件をそろえる運用が必要です。
予約システムで解決できること
予約システムを使うと、診療メニュー、所要時間、受付時間、担当者などを組み合わせ、実際の診療体制に合わせた予約枠を作りやすくなります。患者様は予約可能な日時をWeb上で確認できるため、受付スタッフが電話で担当医の予定を確認しながら候補日時を案内する場面も減らせます。
| 整理する項目 | 設定例 | 予約枠への反映 |
|---|---|---|
| 院全体の受付時間 | 月・火・木・金 9:00〜12:00／14:00〜18:00 | 予約を受け付ける基本時間帯を決める |
| 担当医・スタッフの勤務 | 担当医Aは午前、担当医Bは午後 | 担当者が勤務する時間帯に合わせて枠を設定する |
| 診療メニュー | 初診、再診、検査、予防接種 | 診療内容に応じて予約入口を分ける |
| 所要時間 | 再診15分、初診30分 | 1件あたりの時間をもとに受付数を調整する |
| 同時間帯の受付数 | 医師1名につき1件、処置枠はスタッフ数に合わせる | 実際に対応できる人数を上限として設計する |
初診・再診で予約枠を分ける場合は、初診受付・再診受付の予約ページ設定例もあわせて確認すると、担当医だけでなく受付条件や事前確認項目まで整理できます。
医療機関向け予約システムを選ぶ際の確認ポイント
クリニックや診療所で担当医別の予約受付を行う場合は、単にWeb予約ができるかだけでなく、実際の勤務体制を予約枠へ反映できるかを確認することが重要です。
- 担当医・スタッフごとに予約受付時間を設定できるか
- 曜日や日付ごとの勤務予定を予約枠へ反映できるか
- 初診・再診・検査など診療内容ごとに予約時間を設定できるか
- 勤務人数に応じて同時間帯の予約可能数を調整できるか
- 電話予約とWeb予約をまとめて管理できるか
- 急な欠勤や診療時間変更に合わせて予約枠を更新できるか
特に非常勤医師や曜日担当制を取り入れている医療機関では、院全体の営業時間だけでなく、担当者単位の勤務時間を予約枠へ反映できるかを確認すると、導入後の運用をイメージしやすくなります。
担当医別の予約受付を想定した予約ページを無料登録から作成してみる
RESERVAでできること
RESERVAは、クリニックや診療所などの医療機関でも利用できる予約システムです。診療メニューや受付時間を設定した予約ページを作成でき、スタッフ指名タイプでは、医師やスタッフを担当者として登録して、担当者ごとの予約受付を設計できます。
担当医を患者様が選択する運用では、担当者ごとの勤務予定や対応する診療メニューを設定し、実際の診療体制に合わせて予約可能な時間帯を調整できます。
担当者ごとの勤務予定を予約枠へ反映
RESERVAの担当者シフト登録では、担当者ごとに勤務する曜日や日付別の勤務時間を登録し、予約枠へ反映できます。週単位で勤務曜日が決まっている担当者と、日によって勤務時間が変わる担当者を分けて管理できるため、非常勤医師や曜日担当制の診療にも合わせやすい設計です。
日付別に登録した勤務時間は予約サイトの予約枠に反映され、勤務時間外は予約不可になります。また、登録済みのシフトは担当者別または全担当者の一覧で確認できます。
勤務人数に合わせて受付数を調整
担当者シフト登録機能では、登録したシフトと「担当者1人あたりの同時間対応数」をもとに、時間帯ごとの予約可能数を設定できます。担当者が多い時間帯と少ない時間帯で受付数を変える運用に使えるため、予約上限を実際の人員配置に近づけやすくなります。
たとえば、午前は医師2名、午後は医師1名の体制であれば、同じ受付数を終日設定するのではなく、勤務人数を踏まえて時間帯ごとの予約可能数を整理します。
予約ページと院内の勤務情報をそろえる
担当者別の予約枠を運用する際は、予約システムだけで完結させるのではなく、院内の勤務表や診療担当表と設定内容をそろえることが重要です。担当者名、勤務曜日、診療メニュー、休憩時間、臨時の勤務変更など、予約に影響する情報の更新担当を決めておくと、Web予約と実際の診療体制のずれを抑えやすくなります。
医療機関での予約システム活用例は、RESERVA mdの医療機関向け導入実績でも確認できます。
無料登録後に試せること
RESERVAはフリープランから登録できるため、まず予約ページの基本構成を作り、自院の受付方法に合うか確認できます。担当者ごとの詳細なシフト登録には利用条件があるため、必要な機能とプランはRESERVA mdの料金プランで確認してから運用範囲を決めます。
- 予約ページを作成する
医療機関名、予約ページの案内、受付対象など、患者様に見せる基本情報を設定します。 - 診療メニューを登録する
初診、再診、検査、処置など、Web予約で受け付ける内容を分けます。 - 受付時間と所要時間を設定する
院全体の診療時間だけでなく、診療内容に必要な時間を確認して予約枠を作ります。 - 担当者の登録方法を確認する
担当医やスタッフを予約時に選択させる場合は、担当者名や対応内容を整理します。 - 通知や予約変更の運用を確認する
予約完了後の案内、リマインド、変更・キャンセル時の対応手順を院内でそろえます。
担当者シフト登録機能は、スタッフ指名タイプのスイートプランで利用できます。無料登録後は基本的な予約ページや診療メニューの設定を確認し、担当医別のシフト反映まで必要な場合は、運用規模と必要機能に合わせてプランを検討します。
導入前に確認しておきたいポイント
担当医を患者様が選ぶか、院内で割り当てるか
担当者別予約を始める前に、患者様が予約時に担当医を選択する運用と、予約後に院内で担当者を割り当てる運用のどちらにするかを決めます。指名予約を受け付ける場合は、担当医ごとの診療日や対応メニューを予約ページ上でわかりやすく示す必要があります。
所要時間と受付上限を実績に合わせる
予約枠は、診察そのものの時間だけでなく、受付、問診、検査、処置、会計までの流れも踏まえて設計します。初期設定後は、待ち時間や受付の混雑状況を確認し、短すぎる枠や過剰な同時受付がないか見直します。
急な勤務変更の反映手順を決める
担当医の欠勤や勤務時間変更が発生した場合に、誰が予約システムを更新し、予約済みの患者様へどの方法で連絡するかを決めておきます。勤務表の変更だけでなく、予約ページ、院内共有、患者様への案内までをひとつの手順として整理すると、更新漏れを抑えやすくなります。
電話予約とWeb予約の扱いをそろえる
Web予約を導入しても、電話受付をすぐに廃止する必要はありません。RESERVAでは電話で受けた予約を管理画面へ登録し、Web予約とあわせて管理できます。受付方法を併用する場合は、同じ予約枠を二重に確保しないよう、登録手順を院内で統一します。運用例はクリニックの電話予約とネット予約の比較でも確認できます。
よくある質問
Q1. 患者様が担当医を選んで予約できますか？
はい。RESERVAのスタッフ指名タイプでは、患者様が予約時に担当者を選択する受付設計が可能です。担当医ごとの診療日や対応する診療内容をあらかじめ整理して設定すると、担当者ごとの空き時間に合わせて予約を受け付けやすくなります。
Q2. 曜日ごと、日付ごとに担当医の勤務時間が違っても反映できますか？
担当者シフト登録機能では、担当者ごとに曜日単位または日付単位で勤務予定を登録できます。非常勤医師や、日によって勤務時間が変わるスタッフの予定も予約枠へ反映できます。利用条件はスタッフ指名タイプのスイートプランです。
Q3. 診療内容によって予約時間を変えられますか？
診療メニューごとに必要な所要時間を整理し、それぞれの受付方法に合わせて予約枠を設定します。初診、再診、検査、処置などで必要な時間が異なる場合は、同じ予約枠にまとめず、診療内容ごとに受付条件を分けると実際の診療時間に合わせやすくなります。
Q4. 電話予約とWeb予約は併用できますか？
併用できます。電話で受けた予約を管理画面に登録し、Web予約とあわせて管理できます。電話とWebの両方から予約を受け付ける場合は、受付担当者ごとに登録方法が変わらないよう、院内で入力ルールを決めておくことが重要です。
Q5. 無料で医療機関向けの予約ページを試せますか？
RESERVAにはフリープランがあり、無料登録後に予約ページや診療メニューなどの基本設定を確認できます。一方、担当者シフト登録機能はスタッフ指名タイプのスイートプラン向けです。まず基本的な受付設計を作成し、必要な機能を確認してから利用プランを検討できます。
Q6. 担当医の急な休みが発生した場合はどう運用しますか？
勤務予定を更新するだけでなく、予約済みの患者様への連絡方法と既存予約の扱いをあらかじめ決めておきます。代替担当者への変更、日時変更、キャンセルなど、院内で対応方法を整理しておくと受付対応を統一しやすくなります。
まとめ
医療機関でスタッフ・担当医別の予約枠を設定する際は、院全体の診療時間だけでなく、担当者ごとの勤務時間、診療メニュー、所要時間、同時間帯の受付数を分けて整理することが重要です。予約システムへ実際の勤務体制を反映すると、患者様が予約できる時間帯と院内で対応できる時間帯をそろえやすくなります。
RESERVAでは、予約ページや診療メニューの基本設定に加え、スタッフ指名タイプと担当者シフト登録機能を使った担当者別の予約管理にも対応しています。まずは無料登録後に、自院の診療メニューや受付時間を入力し、現在の予約運用をどのように置き換えられるか確認できます。
