クリニックを運営する事業者にとって、集客のカギとなるのが予約受付の方法です。主要なものとして電話予約とネット予約の2種類が挙げられますが、どちらを選ぶかはクリニックの方針により異なります。電話予約は、スタッフが直接やり取りできるため患者の悩みを把握しやすく、また緊急時の対応を行いやすい点が特徴です。一方、ネット予約は24時間いつでも予約受付でき、待ち時間を減らせるほか、患者の情報を詳細に収集することが可能です。
本記事で紹介したいのは、両者のメリットを取り入れてクリニックの運営を効率化できる、予約システム「RESERVA」です。RESERVAでは、オンライン予約はもちろん、電話で受けた予約もシステム上に手動で登録できるため、すべての予約を一元管理できます。本記事では、電話・ネット予約両者のメリットを、実際にRESERVAを導入しているクリニックの事例を通して解説します。
クリニックの予約受付方法
クリニックの主要な予約受付方法には、電話受付とネット受付の2つがあります。どちらを採用するべきかは、クリニックの方針や患者層に合わせて決定します。電話受付は、スタッフと直接やり取りができる、昔から利用されてきた方法です。一方、ネット受付はスマートフォンやパソコンからかんたんに予約できるため、近年人気が高まっている方法です。各方法には独自の特徴があり、どちらを選ぶかによってクリニックの運営スタイルにも影響が出ます。
クリニックが電話で予約を受け付けるメリット
患者の症状を直接聞き取れる
クリニックは電話で予約を受け付けることで、直接患者から症状や何に悩んでいるかについて聞き取れます。それによって、診察前に必要な準備を整え、患者一人ひとりに最適な治療プランを提供できます。
また、電話予約はスタッフとの会話を通じて、寄り添う姿勢を患者に感じてもらうことができます。これにより、クリニックへの信頼度を向上させることも可能です。
緊急時の対応が可能
電話予約は、緊急の医療ニーズに対応する際に効果的です。患者が突然クリニックを受診する必要がある場合、電話一本で直接連絡を取り、速やかに予約することができます。この速さは患者の不安を軽減し、時には重大な健康リスクを回避することにもつながります。
また、医師は電話を通じて患者の状態を把握し、来院の準備を即席で整えることができます。これにより、患者がクリニックに到着した際にはすぐに医療対応を開始できるため、治療の効果を高めることが可能です。
システム障害が起こりにくい
電話予約は技術的な障害に左右されることなく、安定して予約受付が可能です。インターネットを利用した予約方法では、サーバーのダウンやネットワークの不具合が発生すると、予約プロセス全体が停止するリスクがあります。これに対し、電話予約は電話回線が機能している限り、外部の技術的な問題に影響されることなく運用を続けることができます。
クリニックがネットで予約を受け付けるメリット
24時間受付可能
クリニックはインターネット予約を導入することで、営業時間内はもちろんのこと、夜間や休業日にも患者からの予約を自動で受け付けることが可能です。これによって、クリニックは予約受付のためにスタッフを常に配置する必要がなくなり、リソースをより重要な業務に充てられます。
患者も、自分の生活リズムや仕事のスケジュールに合わせて好きな時間に予約を行うことができるため、通院を計画しやすくなります。そのため、クリニックはインターネット予約によって集客の向上を期待できます。
待ち時間を削減可能
インターネット予約において、患者は診療スケジュールの空き状況を閲覧し、自身にとって都合がよい時間帯の予約を行います。このプロセスによって、クリニックは時間帯ごとの患者数を均等に分散させることができ、来院患者の人流を管理可能になります。その結果、長い待ち時間や診療室の混雑が減少し、スタッフと患者の双方にとって快適な環境が実現します。
患者の情報を詳細に確認可能
RESERVA予約システムの導入で、クリニックの予約管理が大幅に効率化
以上のように、電話予約とオンライン予約にはそれぞれメリットがありますが、これらを一元管理できると、クリニックの予約管理がさらにスムーズになります。そこでおすすめなのが、予約システム「RESERVA」です。RESERVAは、30万社が導入、700以上の医療機関も導入したという実績がある国内No.1予約システムです。このシステムは、オンライン予約はもちろん、電話で受けた予約もシステム上に手動で登録できるため、スタッフは全ての予約を一つのカレンダーで把握することが可能です。そのため、クリニックはRESERVAを基本的に活用しつつ、緊急時や会話によって症状を聞き取りたい場合には電話予約を案内することで、双方の利点を最大限に活かすことが可能です。
RESERVAは100種類を超える機能を搭載するため、医療機関の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる病院、クリニックにもおすすめです。
RESERVAを導入しているクリニックの事例
原産科婦人科クリニック
原産婦人科クリニックは、神奈川県にある産婦人科の医療機関です。一般的な婦人科の診療に加え、妊婦検診や婦人科検診などを行っており、専門的な診察を必要とする患者へのサポートが充実しています。
本クリニックでは、初診または長期間来院していない患者を対象に、RESERVAで予約受付を行っています。初診予約を電話で行うのはハードルが高いと感じる患者は多いため、オンライン予約は患者の予約時の心理的ストレスを軽減します。
また、再診の患者には電話予約を案内しており、これによりクリニックは予約受付と同時に、症状の変化や経過状態を聞き取っています。
北小金メンタルクリニック
北小金メンタルクリニックは、千葉県松戸市にある精神科、心療内科のクリニックです。適応障害、うつ病、躁うつ病など精神科全般の治療を行っているほか、大人の発達障害についての検査や診療に定評があります。
当クリニックでは、初診の患者向けにRESERVAで予約を受け付けています。予約フォームには「当院の予約や受診について、何か思うことがあれば教えてください」というシンプルアンケートを設け、任意で記入可能にしています。患者はこの欄を通じて、気軽に自身の疑問や要望を伝えることができます。
再診や予約変更を希望する患者には、電話での対応を行っています。これにより、本クリニックは緊急事態や急な予約変更にも迅速に対応できます。
ベアAGAクリニック
ベアAGAクリニックは、東京都新宿区にあるAGA治療を専門としたクリニックです。大手クリニックで経験を積み、1万人以上の治療実績がある院長が1人ひとりの患者を診察するのが特徴で、豊富な知識や科学的根拠に基づいた治療を提供しています。
本クリニックは、初診・再診問わず予約はRESERVAから受け付けています。初診の患者に対しては、予約時に「ご相談内容」を記入する欄を設けており、事前に患者の悩みを把握可能です。再診の患者に対しては、「メソセラピー」「AGA・FAGA診察」「円形脱毛症治療」など特定の治療メニューを用意しており、患者は自身のニーズに合わせて適切なメニューを選択できます。このシステムによって、クリニックはメニューごとに患者の予約を効率的に分別することが可能になり、運営効率が向上します。
まとめ
本記事では、クリニックの予約受付方法として電話受付とネット受付のメリットを紹介し、両方を一元化できる予約システム「RESERVA」の活用について詳しく解説しました。RESERVAを導入しているクリニックでは、RESERVAを基本的に利用しつつ、再診の患者や緊急事態の対応で電話予約を併用するケースが多く、両者のメリットを最大限に活かしています。予約受付に悩んでいる医療機関の関係者は、ぜひ本記事を参考にしてください。
RESERVA.mdでは、今後も医療DXに関する知見や事例を取り上げていきます。
