患者さんもスタッフも利用しやすい運営体制になっていますか？
小児科は子どもの「総合治療医」とも呼ばれ、病気の治療以外のサポートも行います。そんな小児科では、発熱や体調不良による急な来院、予防接種や健診などの予約が重なりやすく、待合室の混雑や予約管理の煩雑さに悩むケースが少なくありません。電話予約や紙での台帳管理は限界があり、キャンセルや変更対応で職員の業務も圧迫されます。本記事では、小児科が直面する予約管理に関するよくある悩みをQ&A形式で解説します。
予約管理に悩む小児科職員のためのQ&A
Q1. 発熱など急な受診希望が多く、予約と当日の飛び込み対応が重なって混乱しています。どうしたらいいですか？
Answer：予約システムを導入しましょう！
小児科では、急患や飛び込み患者と予約診療の両立が常に課題です。予約システムを導入し、通常診療と緊急診療の枠を分けて運用することで、急な発熱や感染症流行時にも柔軟に対応できます。職員はシステム上でリアルタイムに空き状況を把握でき、患者側も24時間いつでも予約可能なため、窓口や電話対応に追われる負担が減ります。結果として、混乱を防ぎ、待合室の環境改善にもつながります。
おすすめの予約システムについてはこちら：小児科医院のための予約システム
Q2. 小児科に予約システムを導入するとどんなメリットがありますか？
Answer：最大のメリットは、待ち時間の短縮と感染リスクの低減です。
小児科では急な発熱や感染症の患者が多く、従来の順番待ち方式では待合室が混雑しやすくなります。予約システムを導入することで、患者が来院時間を指定できるため来院が分散し、待合室での滞在時間が減り、二次感染リスクの軽減につながります。さらに、電話対応や紙台帳での調整業務が減ることにより、受付スタッフの負担も大幅に軽減されます。職員は本来の業務である診療補助や保護者への案内に集中でき、業務効率が高まります。
・予約システムのメリットと料金相場についてはこちら：予約管理システムとは？｜導入メリットから料金相場まで徹底解説
予約システムの導入に迷いがある小児科職員のためのQ&A
Q3.小児科で予約システムを導入する場合、費用はどのくらいかかりますか？
Answer：RESERVAは、初期費用がかからず、永久無料で利用できるフリープランを用意しています。
| 料金プラン | 対象者 | 月間予約件数 | 利用できる機能数 | 年払い | 月払い |
|---|---|---|---|---|---|
| フリー | 初めての方 | 50件 | 44 | 0円 | 0円 |
| ブルー | 予約受付件数を増やしたい方 | 200件 | 45 | 3,850円/月 46,200円/年 | 5,500円 |
| シルバー | 広告を非表示にしたい方 | 500件 | 54 | 6,600円/月 79,200円/年 | 8,800円 |
| ゴールド | 効率化・自動化を促進したい方 | 1,000件 | 84 | 13,200円/月 158,400円/年 | 17,600円 |
| エンタープライズ | 大規模に運用したい方 | 2,000件 | 111 | 23,100円/月 277,200円/年 | 30,800円 |
| スイート | さらに高機能をお求めの方 | 4,000件 | 119 | 46,200円/月 554,400円/年 | 61,600円 |
まずは無料プランで機能を試すことができるため、コストをかけずに導入効果を確認できます。より高度な機能を利用したい場合は有料プランに切り替えることが可能です。例えば、無断キャンセルを防止するリマインドメール機能や、診療の繁忙時間帯を把握する予約データ分析機能など、小児科運営に役立つ機能が追加されます。有料プランは月額数千円から利用でき、予算に合わせて段階的に導入できるのも安心です。
料金プランについて詳しくはこちら：RESERVA料金プランページ
Q4. 小児科に適した予約システムはありますか？
Answer：全国700以上の医療機関で導入されているRESERVAをおすすめします！
「予約システムを調べてみたけれど、種類が多すぎてどれを選べばいいかわからない…」と、予約システムの選定に悩んでいる方が多いのではないでしょうか。そのような方には、RESERVAをおすすめします！RESERVAは累計導入数35万社以上を誇り、全国医療機関で多数導入されています。
リマインドメール機能や団体予約機能、キャンセル待ち対応、など100種類以上のさまざまな機能により運営をサポートし、業務効率向上を実現します。保護者は24時間オンラインで予約でき、クリニック側は予約データを自動で一元管理できるため、窓口混雑の解消と業務効率化を同時に実現できます。
Q5. 保護者の中にはスマホやパソコン操作が苦手な方もおり、予約手続きに不安を感じています。誰でもかんたんに予約できますか？
Answer：RESERVAの予約ページはシンプルで直感的に操作できる設計になっており、スマートフォン操作に慣れていない保護者でも安心して利用できます。
入力項目もシンプルに設計できるため、基本情報と希望日時を選ぶだけで予約が完了します。そのため、子どもの体調が悪く手が離せない時でも、かんたんに予約が可能です。また、予約完了後には確認メールが自動送信されるため、予約内容を紙に控える必要がありません。
さらに、電話や直接受けた予約をシステム上に手動登録できる機能も備わっているため、インターネットに慣れていない保護者にも柔軟に対応できます。これにより、誰もが安心して利用できる予約環境を整えられます。
小児科によくあるお悩みQ&A
Q6. 保護者から「兄弟を一緒に診てもらいたい」とよく言われますが、電話予約では調整が大変です。兄弟同時に予約できる方法はありますか？
Answer：団体予約機能を利用することで、一度の予約操作で兄弟姉妹をまとめて予約できます。
家族間での感染により、兄弟姉妹が同時に具合が悪いケースや、兄弟姉妹の予防注射を同時に接種したい場合など、小児科では複数人での予約を希望するケースが少なくありません。個別に予約を取っていると、保護者だけでなく、スタッフ側も多くの時間を要します。この手間を減らすためには、まとめて予約を受け付ける仕組みを整えることが効果的です。保護者にとっては入力の手間が省け、クリニック側も「同一家族」の予約を一目で把握できるため、診療順やカルテ準備を効率的に進められます。
Q7. 予防接種や健診は診察よりも時間がかかり、枠管理が難しいです。通常診療と分けて予約を受け付ける方法はありますか？
Answer：メニューごとに所要時間を自由に設定できるため、健診や予防接種など長時間枠を必要とする診療も管理可能です。
例えば「乳児健診30分」「予防接種15分」「通常診療10分」とメニューを作成することで、枠が自動で調整され、ダブルブッキングを防ぎます。さらに準備時間設定機能を使えば、接種や健診後の消毒・記録に必要な時間を枠に組み込めるため、現場の業務がスムーズになります。これにより、診療スケジュールがずれ込むことなく、余裕をもった対応ができます。
Q8. 突発的な熱や感染症の流行期は、急患対応と予約診療がバッティングして待合室が混雑します。両立できる仕組みはありますか？
Answer：RESERVAの特定日設定機能や予約不可登録機能を活用し、急患枠を事前に確保しましょう！
小児科では、予防接種や検診などの予約患者と、急な発熱や体調不良、怪我で来院する急患が同時に発生するため、両立できる仕組みが必要です。これにより、予約患者の診療を守りつつ、急患も適切に受け入れられます。予約システム上で枠を分離・調整する運用を行えば、予約患者の安心感と急患対応の柔軟性を同時に確保できます。結果として、待合室での滞留を減らし、感染リスクの低減と円滑な診療運営を両立できます。
小児科の運営効率に関するQ&A
Q9. 初診時にアレルギーや既往症などを把握したいのですが、紙の問診票では入力や管理に時間がかかります。予約時に事前入力してもらう方法はありますか？
Answer：RESERVAの予約時アンケート機能を利用することで、予約完了時に問診票を入力してもらうことが可能です。
来院前に症状やアレルギーの有無、服薬中の薬、既往症などを把握できるため、来院時に紙で問診票を書いてもらう必要がなくなり、受付や診療までの流れがスムーズになります。回答内容は予約データに紐づいて保存されるため、医師やスタッフが事前に情報を確認でき、より適切な診療に役立ちます。家族など複数人数で予約する場合、同伴者を対象としたアンケートも作成可能です。
Q10. 無断キャンセルや直前キャンセルが多く、空き枠が無駄になります。キャンセルを減らしつつ空き枠を有効活用する方法はありますか？
Answer：リマインドメール機能を利用し、予約日前日に自動通知を送ることで来院忘れを防止できます。
診療日時だけでなく、母子手帳や保険証など必要な持ち物を記載して送信することも可能です。また、保護者自身でオンライン上からキャンセルや変更が可能なため、当日の無断キャンセルを減らせます。さらにキャンセル待ち機能を活用すれば、キャンセル発生時に他の患者へ自動繰り上げ案内を送れるため、空き枠を有効に使えます。これにより、無断キャンセルや忘れ物による再来院を防ぎ、クリニックの運営効率を高められます。職員が電話で一件ずつ確認する必要がなくなるため、業務負担の削減にも直結します。
Q11. 診療内容や経過をカルテとしてシステムに残すことはできますか？
Answer：RESERVAにはカルテ機能があり、患者ごとに診療記録を残すことができます。
カルテ情報は予約データと連動して管理されるため、「この予約は何回目の受診か」「前回どんな症状があったか」といった経過を職員全員で共有可能です。小児科では「発熱外来での診断内容」「処方薬」「予防接種の履歴」などを記録しておけば、次回来院時にすぐ確認でき、診療の質を高められます。これにより、担当医師が変わっても一貫性のある対応ができ、保護者にも安心感を与えられます。また、カルテには検査結果や保護者からの要望、診療メモなど自由に入力でき、必要に応じて過去データの検索も行えます。紙カルテやExcel管理に比べて効率的で、院内全体の業務改善につながります。
Q12. 診療履歴や予約データを活用して経営分析はできますか？
Answer：予約データ分析機能を活用しましょう！
期間やメニューなどさまざまな分析項目から、予約件数の推移を一目で確認できるため、「曜日別の来院数」「時間帯別の混雑」「予防接種の人気時期」などを可視化できます。これにより、繁忙期の職員配置やワクチン在庫管理、今後の経営戦略の立案にも活用可能です。データをもとに運営改善を繰り返すことで、効率と収益性の両立が実現します。
医療DXの一歩に、予約システムRESERVA
RESERVAは、累計導入数35万社を誇る、予約システムシェア国内トップクラスのクラウド型予約管理システムです。業界・業種問わずあらゆるビジネスに対応しており、350種類以上の業態でRESERVAが利用されています。アカウント発行から予約システム作成完了まで最短3分で、永久無料で使えるフリープランもあるため、導入コストを低くしたい、または使用感を確かめてから導入したいといった小児科など医療機関の方にもおすすめです。
RESERVAは、予約受付や顧客管理、決済、集客を一元化するシステムで、小児科運営における業務負担を大幅に減らします。また、予約受付を自動化するため、保護者は24時間いつでも申し込みでき、小児科などの医療機関側は診療時間内に電話が集中するのを防げます。
まとめ
本記事では、小児科で働く方々が抱えがちな課題とその解決策を、Q＆A形式で紹介しました。飛び込み顧客の対応に負担を感じている場合は、予約システムの導入が効果的です。
そのなかでもRESERVAなら、診療メニューごとの時間設定、キャンセル待ちの自動通知、事前問診票のオンライン化など、小児科の予約管理をサポートする機能が充実しています。無料プランが用意されており、サポート体制も万全なため、はじめて予約システムを導入する小児科など医療機関の方にもおすすめです。
小児科など医療機関の予約管理方法に悩んでいる方は、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
