インフルエンザワクチン接種で活躍するDX｜業務負担の軽減は予約システムで

毎年、秋冬の時期になると、多くの人がインフルエンザワクチン接種を受けるために病院を訪れます。この集中する需要に対応する中で、院内の混雑緩和や業務効率化が医療機関の重要な課題となっています。そこで注目されるのが、医療DXの導入です。そこで本記事では、インフルエンザワクチン接種における課題と、それを解決するための医療DXとして、予約システムについて説明します。また、予約システムのなかでもインフルエンザワクチン接種に最適な機能と、実際に予約システムが活用されている事例を紹介します。

インフルエンザワクチン接種の課題

インフルエンザワクチン接種の需要が高まる中、医療機関はさまざまな課題に直面しています。まず、予約管理の煩雑さが挙げられます。電話や来院での予約対応が中心であるため、スケジュールの調整やキャンセルの把握に多くの時間と労力を要します。また、無断キャンセルの発生も大きな問題です。患者が連絡をせずに来院しない場合、空き枠が無駄になるだけでなく、他の接種希望者が受けられない事態を引き起こします。

さらに、混雑の発生も課題です。予約時間が集中すると、受付や待合室が混み合い、患者のストレスや医療スタッフの負担が増大します。特に感染症のリスクが懸念される環境下では、密を避けるための工夫が必要です。加えて、会計業務の煩雑さも問題の一つです。現金対応が主流のため、受付での支払い手続きがスムーズに進まない場合があります。このような課題は医療機関の業務効率を低下させるだけでなく、患者体験の質を損なう原因ともなります。

課題解決に効果的なDXとは

これらの課題の解決に役立つのが、医療DXです。医療DXとは、保健・医療・介護の各段階において発生する情報やデータを、クラウドなどの最適化された基盤を通して、業務やシステム、データ保存の外部化・共通化・標準化を図る動きです。これにより、国民自身の予防を促進し、より良質な医療やケアを受けられるように、社会や生活の形を変えることが期待されています。

医療DXは、サービスの効率化や質の向上により、以下の5点の実現を目指しています。

これらの実現に向け、日本では「医療DXの推進に関する工程表」にもとづき、①全国医療情報プラットフォームの創設、②電子カルテ情報の標準化等、③診療報酬改定DXを3本の柱とし、取り組みを進めています。

インフルエンザワクチン接種で医療DXを推進するメリット

業務効率化と質の向上

医療DXのメリットとして、インフルエンザワクチン接種の効率を高めることが挙げられます。全ての医療情報をクラウド化して共有すると、不必要な手間を省けるだけでなく、医療の質向上も期待できます。インフルエンザワクチン接種においては、電話やメールなどのアナログの手続きがなくなれば、事務作業に費やす時間が減り、他の業務に大幅に時間を割くことが可能です。

オンライン決済による混雑緩和

オンライン決済を導入することで、患者は事前にワクチン接種費用を支払うことができ、来院時の支払い手続きが不要になります。受付での待ち時間が短縮され、スムーズな患者対応が実現されます。インフルエンザ流行前のワクチン接種期間には、多くの患者がワクチン接種に訪れるため、受付での長時間の待ち時間が発生する懸念があります。オンライン決済を利用することで、受付での滞在時間を最小限に抑え、患者にとってより快適な環境を提供できます。

また、病院側にとっても、支払いの処理がオンライン上で完了するため、現金管理や会計処理にかかる手間を大幅に軽減でき、業務効率が向上します。

無断キャンセルの防止

予約システムの導入により、無断キャンセル防止の対策が大幅に強化されます。その中でも特に効果的なのが、リマインドメールや通知の自動送信機能です。患者が予約を忘れないよう、接種日の数日前にメールやSMSで通知を送ることで、予定の忘れによる無断キャンセルを未然に防ぎます。

さらに、無断キャンセルが発生した場合でも、予約システム上でその履歴が自動的に記録されます。この情報は、特定の患者の予約管理に役立つだけでなく、将来的な運用改善のためのデータ分析にも活用可能です。頻繁に無断キャンセルを行う患者に対して適切な対策を講じたり、リスク管理を強化できます。

これらの機能により、医療機関は予約管理の効率を高めると同時に、無断キャンセルによる空き枠や収益損失のリスクを最小限に抑え、安定した運営を実現できます。

インフルエンザワクチン接種の医療DX推進には予約システムRESERVA

インフルエンザワクチン接種において医療DXを進める際に、おすすめなのが予約システムの導入です。予約システムの機能は、インフルエンザワクチン接種の予約管理にとどまらず、決済から顧客管理までの一連の流れを自動化する機能を持つシステムです。複数のツールやプラットフォームを切り替える手間は一切不要で、これにより、医療機関の業務プロセスがより効率的に進められるだけでなく、接種者にとってもわかりやすく使いやすい環境が提供されます。

現在多数の予約システムがありますが、医療機関が効率的にDXを促進するためには、実際に導入事例もあるRESERVAをおすすめします。RESERVAは、30万社が導入、700以上の医療機関も導入したという実績がある国内No.1予約システムです。予約受付をはじめ、機能は100種類を超えており、医療機関の業務プロセスがより効率的に進められます。初期費用は無料で、サポート窓口の充実やヘルプの利便性が高いため、予約システムの初導入となる病院、クリニックにもおすすめです。

ここからは、RESERVAの機能の中でもインフルエンザワクチン接種におすすめの機能を5つ紹介します。

キャンセル待ち

予約が埋まっている予約枠がある場合、キャンセル待ちを設定できる機能です。予約が埋まっている枠にキャンセルが生じた際、キャンセル待ちをしている予約者に対してメールかLINEで通知、予約受付まで自動で行えます。予約管理側・予約を希望する接種者の双方にとって、キャンセル待ちに関する対応の手間が大幅にカットできるというメリットとなります。

オンラインカード決済

RESERVAには、「レゼルバペイメント」という独自の事前クレジットカード決済方法を搭載しています。予約者は、予約時に支払いを完了できるため、来院時に会計をする必要がありません。病院側も来院後のお会計が不要になるため、受付業務の負担が軽減されます。売上情報は、予約管理画面に自動的に取り込まれるため、日々の売上分析・検証を効率的に行うことが可能です。

会員機能

「病院独自の会員」として予約を受け付ける機能です。診察券番号でのログインを可能にし、会員番号を入力することで、毎回個人情報を入力する手間を省けます。特に子供の予防接種は、短いスパンで複数回接種するものが多く、そのたびに個人情報を入力するのは手間がかかります。このような場合に、一度入力すれば会員番号で再ログインできるため、利便性の高い予約プロセスの実現が可能です。

準備時間設定

インフルエンザワクチン接種の予約と予約の間に準備時間を設定する機能です。5分単位で設定でき、次の予約者が来る前にワクチンやカルテの準備、消毒など、接種のセッティングができます。少人数で運営している個人院などは、メニューとメニューの間に準備時間を設けると、より効率よく業務を行えます。

残席数表示

予約の可・不可だけでなく、予約枠を残席数や、〇×などのアイコンで表示する機能です。この機能では、残席数が一定数以下になった場合にだけ、残席数を表示させることも可能です。予約の空き状況を一目で確認できるため、予約状況の問い合わせにかかる負担の軽減につながります。例えば、インフルエンザの予防接種は、年末にかけて非常に混雑します。このような場合に残席数を表示することで、混雑状況を接種者に理解してもらいつつ、早期での予約を促進できます。

インフルエンザワクチン接種におけるRESRVA導入事例

おぐちこどもクリニック

おぐちこどもクリニックは、JR横浜線淵野辺駅から徒歩3分に位置する小児科クリニックです。小児一般診療、発達相談、予防接種・健診および療育を行っています。

当院は、予約システムRESERVAを用いてインフルエンザの予防接種の予約を受け付けています。当院のサイトのホームには、お知らせが表示されており、病院のホームページに飛ばなくても予防接種の注意事項や当日の持ち物を確認できます。サイトは、予約枠が表示される設定になっているため、兄弟や姉妹で同日の同じ時間帯に予防接種を受ける場合でもかんたんに予約可能です。混雑している場合でも、自分の希望する予約枠のキャンセル待ちが可能なため、接種者は希望する時間で受けられる機会が、通常の予約よりも増加します。

日本工営健康保険組合

日本工営健康保険組合は、総合建設コンサルタント会社の日本工営株式会社の従業員やその家族を対象とした健康保険組織です。医療費負担の軽減や予防活動、健康診断の実施など、健康維持を支援するサービスを提供しています。当保険組合では、日本全国を巡回し、全国の事業所で働く社員とその家族に向けたインフルエンザの予防接種を実施しています。

当サイトの特徴は、接種者に入力してもらう個人情報をカスタマイズしている点です。企業の組合で行う健康診断ということもあり、社員番号で社内で対象者の正確な特定が可能になり、誤った接種や重複を防げます。さらに、部署名を把握することで、組織全体の健康管理を効率的に行えるだけでなく、特定の部署で集団接種を行う際の調整やスケジュール管理が容易になります。これにより、企業全体の健康促進活動がスムーズに進行し、従業員の健康状態を統計的に把握することも可能です。

はやぶさ内科

はやぶさ内科は、東京都小平市にある主に消化管の病気、肝臓・すい臓の病気、生活習慣病、内科の病気を診療するクリニックです。また、本クリニックで看護師業務を行う傍ら、助産師として市の両親学級・助産師相談・新生児訪問指導員を勤めているスタッフによる助産師相談室を併設しています。骨盤健診・育児相談など、妊娠中から産後、育児までなんでも相談しやすい地域密着のクリニックです。

当院は、予約システムRESERVAを導入しており、インフルエンザの予防接種の予約を受け付けています。予約枠は先着順制になっているため、予防接種のダブルブッキングを未然に防ぎ、業務効率アップにつながります。

メディカルスクエア奏の杜クリニック

奏の杜クリニックは、千葉県習志野市のJR津田沼駅徒歩5分にあるクリニックです。周囲には落ち着いた住宅街が広がり、接種者が安心できる環境が整っています。内科、皮膚科、小児科などの診療科目を持ち、幅広い年齢層の患者を受け入れており、地域のかかりつけ医としての役割を果たしています。特に生活習慣病の予防や管理、小児の予防接種など、日常的な健康管理をサポートすることを大切にしており、アットホームな雰囲気が特徴です。

当院では、RESERVAの予約サイトで予約を受け付けています。インフルエンザ予防接種、人間ドッグ・健康診断の予約メニューを提供しています。カテゴリ設定を使うことで、診療目的別にメニューを分けて表示しており、患者が希望する予約メニューをかんたんに見つけられます。 RESERVAのカテゴリ設定機能は、下階層「サブカテゴリ」と「セグメント」を追加することも可能なため、カテゴリを3層で設定できます。メニューをより細かく分類できるので、予約者が予約したいメニューをピンポイントに探しやすくすることも可能です。

まとめ

本記事では、予約システムの導入によって、医療DXが進められている健康診断の具体的な事例や役立つ機能を紹介しました。医療DXを進めることで、病院の負担軽減につながり、適切な人数で健診を進められます。DXを推進するにあたって課題を抱えている病院関係者は、ぜひ本記事を参考にしてください。

RESERVA mdでは、今後も医療DXに関する知見や事例を取り上げていきます。